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Kundenportal

Online-Features für Ihre Kunden: Webportal, Tracking, online Kostenvoranschlag

Repairline bietet auch die Möglichkeit, Ihren Kunden bestimmte Online-Features freizuschalten. Somit können Ihre Kunden auf Ihrer individuellen Seite z.B.:

  • einen Reparatur- oder Servicefall anmelden,
  • eine Festpreis-Reparatur auswählen und bestellen, 
  • einen im Shop oder online erteilten Auftrag verfolgen,
  • oder einen Kostenvoranschlag online beantworten.


All das spart Zeit, Geld und garantiert Ihnen und Ihren Kunden jederzeit die aktuellsten Informationen zum Auftragsverlauf.

Repair Tracking in Ihrer Software für Reparaturverwaltung

Mit der Track&Trace-Funktion kann man mehr als nur den Reparaturstatus abfragen. Nach der Erfassung des Servicefalls kann es viele Fragen, Änderungen und Wünsche geben:

  • Wollen Ihre Auftraggeber wissen, wie weit die Reparatur ist?
  • Haben sich die Kontaktdaten des Kunden geändert?
  • Soll das reparierte Gerät an eine andere Adresse geliefert werden?
  • Fragen Ihre Kunden nach wie lange die Reparatur dauert?
  • Möchten sich die Kunden über die festgestellten Defekte informieren?

Alle diese Fragen - egal ob als Anruf bei Ihrer Hotline oder per E-Mail an Ihren Kundendienst - müssen beantwortet werden. Und das kostet Zeit. Mit der Online-Statusabfrage bei Repairline können alle diese Anfragen selber durch den Endkunden geklärt werden: rund um die Uhr und ohne Zusatzkosten.

Auftragsstatus abfragen – für alle Service- und Reparaturaufträge

Das Tracking für alle Return Material Authorisation-, Service- und Reparaturaufträge ist eine Standardfunktion unserer Repair-Management-Software. Mit dieser Funktion binden Sie Ihre Kunden aktiv ein und geben ihnen folgende Optionen:

  • den aktuellen Auftragsstatus abfragen,
  • den bisherigen Reparaturverlauf ansehen,
  • eventuelle Anmerkungen zur Reparatur ansehen,
  • angehängte Schadensfotos, KVA und Belege ansehen,
  • bei Bedarf Kontaktdaten korrigieren,
  • die Lieferadresse ändern,
  • die Rückversandart anpassen,
  • die Auftragsdaten überprüfen,
  • den Kostenvoranschlag online beantworten.

Über präzise Einstellungen haben Sie volle Kontrolle darüber, welche Daten für Ihren Kunden auf der Trackingseite sichtbar sind. Zentral in Ihrem Verwaltungssystem werden folgende Punkte definiert:

  • welche Schritte für den Kunden sichtbar sind,
  • wann das Track & Trace freigeschaltet wird,
  • wie und ob der Trackinglink automatisch zugeschickt wird.


Diese Einstellungen sind mit wenigen Klicks abgeschlossen, so dass Sie sofort loslegen können.

Bei jedem Auftrag können sich einige Besonderheiten ergeben. Daher können z.B. Belege, Fotos und Kommentare natürlich einzeln zur Ansicht freigeschaltet werden. Somit können Sie jederzeit steuern, welche von den internen Bildern und Daten für den Kunden zugänglich sein sollten.

Auch für den Kunden ist die Nutzung absolut intuitiv und simpel. Er benötigt lediglich einen Trackinglink oder ein Login für Ihre Trackingseite. Die Zugangsdaten werden automatisch vom System eingerichtet, so dass der Kunde kein Benutzer­konto anlegen oder sich neu registrieren muss. Da das Tracking auftragsbezogen ist, werden personenbezogene Daten des Kunden nicht abgefragt.

Welche Vorteile bringt es Ihnen, die Nachverfolgung der Reparatur freizuschalten?

  • Ihre Hotline wird entlastet, da die Trackingseite bereits Antworten auf viele Fragen liefert.
  • Kunden können unabhängig von Ihren Geschäftszeiten den Reparaturstatus überprüfen.
  • Der bisherige Verlauf der Reparatur ist jederzeit online sichtbar.
  • Der Kunde fühlt sich gut informiert und kann die Daten beliebig oft in jedem gängigen Browser abrufen. 

Die Funktion Track & Trace bietet Ihnen noch viel mehr:

  • Der Kunde kann seine Kontaktdaten korrigieren.
  • Sie können Kommentare zur Reparatur für den Kunden sichtbar machen.
  • Schadensfotos können zur Ansicht hinzugefügt werden.

Ihren externen Partnern, Servicecentern und anderen Parteien stehen zusätzlich fortgeschrittene Tracking- und Ansichtsoptionen zu Verfügung - natürlich jederzeit von Ihnen präzise konfigurierbar.

Mehr Online-Funktionen für Ihre Kunden: Reparaturauftrag online erstellen

Eine moderne Multi-Channel-Kommunikation kann sowohl für kleine als auch große Reparaturunternehmen große Dienste leisten. Wie erreichen Sie Kunden, die Ihr Gerät zur Reparatur nicht persönlich abgeben können? Hier zählt es, eine einfache und schnelle Lösung anzubieten, um keine Aufträge an zahlreiche Online-Shops zu verlieren. Mit Repairline können Sie eine Website generieren lassen, auf der Ihre Kunden zum beliebigen Zeitpunkt einen Auftrag für Sie erzeugen können. Das Kundenportal wird mit Ihrem Layout und Logo dargestellt und alle Daten erscheinen sofort in Ihrer Software, ohne dass Ihre Mitarbeiter die Daten aus den ausgedruckten Formularen manuell in Ihre Software übertragen müssen.

  1. Der Kunde öffnet in seinem Browser Ihr Webportal und muss nur das Reparaturformular ausfüllen und Ihre AGB bestätigen um die Reparatur zu beauftragen. Die Abfragefelder im Auftragsformular können Sie passend für Ihren Reparaturprozess gestalten.
  2. Die Daten werden in Echtzeit in Ihre Reparaturverwaltung in Repairline übertragen. Sie sehen sofort, dass ein neuer Auftrag für Sie generiert wurde. Zusätzlich können Sie eine automatische Benachrichtigung einstellen.
  3. Je nach gewählten Einstellungen können Sie z.B. dem Kunden automatisch eine Auftragsbestätigung per E-Mail zukommen lassen und ein Versandlabel für ein DHL-Paket generieren und per E-Mail zuschicken oder das Gerät abholen lassen.

Möchten Sie nur für bestimmte Produkte online Aufträge zu lassen? Mit wenigen Klicks können Sie einstellen, für welche Gerätetypen diese Funktion verfügbar sein sollte. Auch die darauffolgenden Schritte können Sie beliebig bestimmen. Sollten Geräte z.B. je nach Hersteller oder Produkttyp bei verschiedenen Repair-Centern repariert werden? Die Software kann automatisch das entsprechende Routing übernehmen, so dass die Geräte auf direktem Weg zum Reparaturbetrieb transportiert werden, ohne dass eine Einsendung zum Hub notwendig wäre. Ebenso können verschiedene Optionen für die weitere Logistik, Zustellung oder Abholung des reparierten Gerätes vorgesehen werden.

Kostenvoranschlag online beantworten lassen

Jeder Kostenvoranschlag kann standardmäßig als eine PDF-Datei erstellt werden und per E-Mail oder ausgedruckt dem Kunden zugeschickt werden. Für schnelle und schlanke Prozesse ist es notwendig, dass die Entscheidung des Kunden über die vorgeschlagene Reparatur möglichst unkompliziert und schnell eintrifft. Der Kunde kann Ihnen die Antwort per E-Mail schicken und dies bedeutet für Sie einen Aufwand um diese Antwort und eventuelle Kommentare zu speichern. Auch eine telefonische oder persönliche Antwort kostet Ihre Arbeitszeit und kann nur zu Geschäftszeiten stattfinden. Auch wenn diese klassischen Antwortmöglichkeiten wie Telefon, Beratungsgespräch im Shop oder E-Mail in bestimmten Situationen bevorzugt werden, können Sie in unserer Software für alle Kostenvoranschläge die Möglichkeit anbieten, die Antwort einfach online mit einem Klick mitzuteilen. Haben Sie Bedenken ob Ihre Auftraggeber diese Option nutzen würden? Die Zahlen sprechen für sich: Schon 2014 wählte jeder zweite Kunde die Möglichkeit, in Repairline direkt online den Kostenvoranschlag interaktiv zu beantworten.

Der online Kostenvoranschlag in unserer Repair-Management-Software spart Ihnen und dem Kunden Zeit und Aufwand. Der Kunde kann:

  • Die Kostenschätzung online sehen, inkl. eventueller Anmerkungen und Hinweise
  • Den Kostenvoranschlag mit einem Klick beantworten - Vorgeschlagene Zusatzreparaturen oder optionale Zusatzleistungen akzeptieren oder ablehnen
  • Bei Bedarf einen Kommentar hinzufügen.

Alle Daten werden in Echtzeit in Ihrem Verwaltungssystem gespeichert und der Reparaturauftrag wird automatisch zum nächsten Status gebucht. Diese Funktion ist bereits vorkonfiguriert, so dass Sie direkt starten können.

Was Sie damit sparen? Vor allem Zeit!

  • KVA kann unabhängig von Ihren Geschäftszeiten beantwortet werden.
  • Die Antwort wird automatisch sofort im System gespeichert.
  • Entlastete Hotline und Service-Mitarbeiter
  • Optionale Erinnerungen stellen sicher, dass Kostenvoranschläge rechtzeitig beantwortet werden.

All das, inklusive schon in der Standardversion von Repairline.

Fragen kostet nichts! Oder Kundenbefragung online

Mit weiteren interaktiven Schritten können Sie Ihre Kunden noch besser betreuen. Möchten Sie z.B. Ihren Kunden nach dem Reparaturabschluss befragen, ob er mit dem Service zufrieden war? Möchten Sie erfragen, ob Angebote mit Zusatzleistungen erwünscht sind? Passend für Ihr Geschäftsmodell können Sie im Workflow eine kinderleichte Online-Befragung einbinden und so das Kundenerlebnis noch mehr verbessern. Natürlich können diese Antworten später perfekt in Ihrem Reporting auswertet werden.

Kundenportal mit Ihrem Corporate Design

Jede Seite, auf die Ihr Kunde zugreifen kann, kann nach Ihren Anforderungen komplett customisiert werden. Dazu gehören:

  • Ihr Logo/Ihre Corporate Identity, 
  • Kontaktdaten und Farben
  • jederzeit editierbare CSS
  • auf Wunsch Ihr individuelles Layout
  • anpassbare Texte und Meldungen
  • White Label als Option