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Folgen Sie dem Link und den Anweisungen auf der Seite.

Um auf Ihr Konto bei der Reparaturverwaltung-Software Repairline zuzugreifen, gehen Sie auf https://system.repairline.de/ und loggen Sie sich mit Ihren Daten (Benutzername und Passwort) ein.

Für ein Unternehmenskonto können Sie beliebig viele Benutzer anlegen. Jeder Benutzer identifiziert sich mit eigenen Zugangsdaten und verfügt über die ihm zugewiesenen Rechte.

Der Administrator kann als zusätzliche Sicherheitsmaßnahme festlegen, dass der Zugriff auf die Repairline-Benutzeraccounts seines Unternehmens nur zu Geschäftszeiten möglich ist.

Hinweis: Endkunden, die den Auftragsstatus abfragen möchten, benötigen kein eigenes Benutzerkonto. Wenn Sie die Funktion Track & Trace aktiviert haben, können Ihre Kunden direkt auf der Seite https://system.repairline.de/tracking ihren Reparaturauftrag verfolgen. Es ist auch möglich eine eigene Trackingseite nutzen oder das Trackingfenster auf Ihrer eigenen Website anzeigen.

1. Businessunit

Als erstes werden die Businessunits eingerichtet. Diese können auch als Kategorien der unterschiedlichen Geräte, die repariert werden, angesehen werden. Wie z.B. Smartphone, Notebook, TV- Gerät, Kaffeevollautomat, Rasenmäher, usw.

Unter Administration – Einstellungen können die Businessunits erstellt werden.

2. Hersteller

3. Hersteller-Businessunits

Wichtig! Damit die Kombination Hersteller-Businessunits gültig wird, müssen ein Service Code und ein Workflow zugeordnet sein.

Nur gültige Hersteller-Businessunits können erfasst werden! (Neuer Servicefall)

Dies erfolgt unter Administration  – Einstellungen 

Edit Hersteller-Businessunits

Zugeordnete Servicetypen (optional);

Die Zuweisung von Workflows zu den unterschiedlichen Businessunits erfolgt in Administration – Workflow – Einstellungen.

Danach kann für jede Kombination aus Businessunit und Hersteller individuell bestimmt werden, welche Workflows anwendbar sind.

Ja, dies ist über die Import/Export Funktion möglich, die über Administration – Import/Export

aufgerufen wird. Der Import erfolgt dabei über Excel-Dateien.

Für jeden Upload gibt es eine Vorlage, an die man sich halten muss, damit das System die Zuordnung korrekt ausführen kann.

Download der bereits angelegten Stammdaten (Produkte, Bauteile, Kundendaten und Registrierungen) ist ebenso an dieser Stelle möglich.

1. Hersteller – Businessunit

Hersteller und eine Businessunit auswählen.

2. Seriennummer – Produkt

Seriennummer eingeben (optional) und Produkt auswählen oder neu anlegen.

3. Kunde

Den Kunden über die Suche übernehmen oder neu anlegen.

4. Garantie

Garantietyp auswählen. Folgende Garantietypen stehen zur Verfügung:

- Garantie

- Kostenpflichtige Reparatur

- Erweiterte Garantie

- Kulanz

5. Symptom

6. Ggf. Workflow

7. Zubehör (optional)

8. Weiterleitung an Kollegen (optional)

Ein Servicefall kann direkt beim Erfassen oder zu einem späteren Zeitpunkt an einen Kollegen weitergeleitet werden.

9. Kundentermin (optional)

Jeder Servicefall muss dokumentiert werden. Deswegen ist es nicht möglich die Daten zu löschen. Selbstverständlich ist es möglich einen Servicefall abzubrechen. Für solche Situationen können Sie z.B. den Schritt „Storno“ im Workflow anlegen und konfigurieren.

Beachten Sie dabei, dass der Storno-Schritt in solchen Fällen immer als einer der Endpunkte definiert werden muss. Um einen Servicefall im beliebigen Moment stornieren zu können, konfigurieren Sie diesen Schritt als Ist Ausnahme:

Die Schritte mit Status Ist Ausnahme werden in der Workflow-Grafik rot angezeigt und können nur von einem Administrator gebucht werden. Selbstverständlich können Sie auch Aktionen zu diesem Schritt konfigurieren.

Fügen sie die Aktion "Kostenvoranschlag: Storno" dem Workflow Schritt hinzu, die gebuchten Bauteile und Pauschalen aus dem KVA werden dann ebenfalls storniert.

Bitte beachten Sie, wenn ein Servicefall storniert wurde, dass der Fall nur über die Buchungskorrektur wieder aktiviert werden kann!

Alle Servicefälle die storniert wurden, werden daraufhin in der Übersicht als beendet mit dem Status „Storno“ aufgelistet. Dadurch haben Sie z.B. die Möglichkeit zu überprüfen, wie oft Servicefälle storniert wurden.

Tipp: Konfigurieren Sie den Schritt „Storno“ so, dass immer die Begründung für die Stornierung angegeben wird. Somit können Sie auch die häufigsten Gründe für Stornierungen erfassen und auswerten.

Kunden können beim Erstellen eines neuen Servicefalls angelegt

und unter Kundenverwaltung bearbeitet werden.

Dieser Modus wird benötigt, um Systembegriffe schnell an das Unternehmensjargon anzupassen.

Zum gewünschten Begriff navigieren und auf zugehörige Icon klicken.

Administration - E-Mail-Vorlagen

Mailserver-Einstellungen

Wenn die Werte für Mailserver, Port, Benutzername nicht eingetragen werden, wird der Email-Versand von den Repairline-E-Mail-Server übernommen. Standard-Einstellungen sind dann gültig.

Wichtig: Bei SSL-Verschlüsselung geben Sie immer den Port 587 an.

Administration - Workflow - Workflow-Schritt Karteireiter E-Mail-Vorlage

E-Mail Vorlage auswählen,  PDF Dokument an E-Mail anhängen

Administration – Dokumentenvorlagen

Die Dokumentenvorlagen basieren auf MS-Word Dateien (.docx).

Im Servicefall werden aus diesen Vorlagen PDF Dokumente generiert.

Folgende  Vorlagen stellt das System zur Verfügung:

1. Reparaturbeleg
2. Lieferschein
3. Kostenvoranschlag
4. Rechnung
5. Bauteilbestellung
6. Geräte-Verleih
7. Geräte-Rücknahme

Wichtig, der Formulartyp muss entsprechend der hochgeladenen Vorlage eingestellt sein.

Z.B. Vorlage: „Rechnungsbeleg“ – Formulartyp: „Rechnungsbeleg“

Ausschnitt aus einer Word-Dokument Vorlage. Schlüsselwörter («FirstName», «LastName», «CaseNumber» ...) werden durch fallrelevante Daten ersetzt.

Im System erzeugte PDF-Datei.

Aus den Vorlagen können beliebig viele Dokumente erstellt werden.

Beispiel, ein Begleitetikett wird benötigt. Die Vorlage Rechnungsbeleg kann auf die Etikettengröße geändert und der Inhalt auf das Nötigste eingeschränkt werden.

Alle Dokumente, die im Verlauf des Reparaturprozesses zu einem Auftrag erstellt werden, werden automatisch durch die Reparaturverwaltung-Software gespeichert und archiviert.

Wenn Sie nach Dokumenten zu einem bestimmten Servicefall suchen, können Sie den Servicefall über Suche aufrufen und in der rechten Spalte die entsprechenden Dokumente unter dem Punkt Servicefall-Dokumente runterladen.

Ebenso ist es möglich direkt den Punkt Dokumente auf der Leiste auszuwählen:

Hier kann man sowohl aktuelle (Offene Dokumente), als auch ältere Dokumente (im Dokumentenarchiv) aufrufen.

Um das gewünschte Dokument herunterzuladen klicken Sie auf das unten markierte Symbol:

Hinweis: Der Zugriff kann durch Berechtigungen eingeschränkt werden. Der Button "Dokumente" in der Menüleiste wird nur dann angezeigt, wenn der Benutzer das entsprechende Recht für die Dokumentenverwaltung hat.

Im Servicefall den Editiermodus einschalten.

Auf den Link der zu korrigierenden Daten klicken, Werte ändern und anschließend speichern.

Bitte beachten Sie, dass diese Funktion nur für Benutzer mit entsprechenden Berechtigungen verfügbar ist.

Administration – Nummernkreise

Hier können Einstellungen für die vom System vergebenen Nummern vorgenommen werden.

Servicefall-Nummer, Kundennummer, Lieferanten-Nummer, Lieferschein, Kostenvoranschlag, Rechnung, Bauteilbestellung, Ticket-Nummer, Geräte-Verleih

Es stehen Ihnen folgende Funktionen zur Verfügung:

• Die Nummerierung kann automatische Felder und feste Zeichen beinhalten (siehe Beispiel unten)
• Die Auftragsnummer (Servicefallnummer) kann z.B. pro Hersteller-Businessunit spezifisch definiert werden.
• Die Nummerierung kann automatisch in bestimmten Zeitabständen (täglich, monatlich oder jährlich) zurückgesetzt werden.
• Mit jeder Änderung der Nummernvorlage wird die Nummerierung zurückgesetzt.

Administration – Nummernkreise

Servicefallnummer: SF240104N00831

Maske: SF{YY}{MM}{DD}N@@@@@

@@ = Nummernstelle Reservierung

{DD} = Tag

{YY} = Jahr z.B 24

{YYYY} = Jahr z.B. 2024

{BW} = Business Woche

{WW} = Woche

{MM} = Monat

[ST] = Filialname (Nur bei Servicefall Nummer), falls Filialen freigeschaltet sind

Administration – Einstellungen - Hersteller-Businessunits - Einstellungen zur Seriennummer-Validierung

Seriennummern oder IMEI-Nummern können für einzelne Produktpaletten auch Herstellerabhängig validiert werden.

Nummern-Validierung

BW = Business Woche

WW = Woche

MM = Monat

YY = Jahr zweistellig

YYYY =  Jahr vierstellig 

[M1] = Monats Format einstellig z.B. 9=Sept., X = Okt., Y= Nov, ..,

[M2] = Monats Format einstellig (0-9,A,B,C)

[M3] = Monats Format einstellig (A-L)

[Y1] = Jahres Format einstellig (0-9)

[Y2] = Jahres Format einstellig (0-9,A-Z)

[Y3] = Jahres Format einstellig (A-Z)

[IMEI] = Validierung der IMEI (15-stellige Nummer,Prüfsumme)

Prüfe Maske = Die eingestellte Maske wird während der Eingabe der Seriennummer geprüft.

Diese Einstellung ist sinnvoll, wenn Produktstammdaten mit zugehörigen Seriennummern importiert sind oder eine komplexe Seriennummern-Maske geprüft werden soll.

Prüfe Länge = Seriennummer wird nach der Eingabe auf Länge geprüft.

(z.B. [IMEI] 15-stellige Nummer-Prüfung + Prüfsummen-Check)

Administration – Workflow - Workflowschritte

Die Icons dienen zur schnellen Justierung des Workflows.

        Übersichtsmatrix

1. Status-Rollen

2. Status-Aktionen

3. Gruppen-Rollen-Bedingungen

4. Status-Bedingungen

5. Servicepauschalen

6. Verweildauer - Angabe in Minuten (Stufe 1:Gelbe Ampel Stufe 2: Rote Ampel)

7. Dokumentenvorlage

8. Neuen Workflow-Schritt hinzufügen

• Status

Manueller Zeitstempel benötigt : nein

Status-Referenz erforderlich: nein

Status-Referenz Vorlage:

Buchungs-(Zeit)Versatz: 0 Minuten

Beschreibung:

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• Status-Rollen

Bearbeitungsansicht

Testprozeduren, Reparaturaktionen, Reparaturpauschalen, Tickets,

Termine, Know-How, Paketversand, Leihgeräte

Trackingberechtigung

Track & Trace (Servicecenter), Track & Trace (Besucheransicht))

Warenein-, ausgang

Wareneingang, Warenausgang

--------------------------------------------------------------------------------

• Aktionen

Standard

Keine Änderung des Servicefall-Bearbeiters, Firmenschnittstelle: Weitergabe, Firmenschnittstelle: Rückgabe,

Auflösen Bedarfsmeldungen, Csv Export, Csv Export Kostenvoranschlag, Alle Leihgeräte zurückbuchen,

Kundenanfrage: Erstellung, Servicefall-Dublette

Anträge

Garantieantrag abgelehnt, Kostenpflichtige Reparatur angenommen,

Kostenpflichtige Reparatur abgelehnt,

Reparatur mit Kostenvoranschlag akzeptiert, Garantieantrag akzeptiert

Kostenvoranschlag

Kostenvoranschlag: Erstellung, Kostenvoranschlag: Akzeptiert,

Kostenvoranschlag: Abgelehnt/Verschrottung,

Kostenvoranschlag: Abgelehnt/Zurück zum Kunden

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• Status-Bedingungen

Standard

Servicefall kostenpflichtig, Der Kundentext muss gefüllt sein, Servicefall

kostenlos,  Verlinkter Servicefall existiert nicht,

Verlinkter Servicefall existiert, Wareingangsprüfung erfolgt,

Warenausgangsprüfung erfolgt,Test-Prozeduren abgearbeitet

Kosten

Keine Einträge gefunden, Kosten müssen größer sein einem fixen Kostenlimit

Kosten müssen größer Deckungssumme (Versicherung) sein,

Kosten müssen größer sein Kostenlimit

Kosten müssen kleiner gleich einem fixen Kostenlimit sein

Kosten müssen kleiner gleich Deckungssumme (Versicherung) sein,

Kosten müssen kleiner gleich Kostenlimit sein

Es dürfen keine Kosten vorhanden sein,

Kosten müssen größer 0 sein, Kein Rabatt, Rabatt erforderlich

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• Servicetyp-Bedingungen 

Bring in, DOA Swap, Premium Service ... (Benutzer definierte Servicetypen)

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• Gruppen-Bedingungen

Gruppe erforderlich -- Shops,Techniker

Gruppe nicht erlaubt -- Shops, Techniker

Rolle erforderlich  -- Administrator, Procurement, RestrictedTechnician, ServiceUser•Shop, Technician•Warehouse

Rolle nicht erlaubt --  Administrator, Procurement, RestrictedTechnician, ServiceUser•Shop, Technician•Warehouse

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• Vorgängerstatus

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• Dokumentenvorlage

Kostenvoranschlag

Reparaturauftrag

Lieferschein

Reparaturbeleg

…

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• Status-Begründungen

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• Servicepauschalen

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• Benachrichtigungen

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• E-Mail-Vorlagen

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• SMS an den Kunden

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Administration - Workflow

Wenn Sie zwischen zwei Schritten eine Verbindung als Pfeil ziehen, erscheint das folgende Dialog:

Hier können Sie eine normale Verbindung ("Anlegen") oder eine Verbindung zum Standardschritt erstellen. Wenn Sie die zweite Option wählen, wird die Standard-Verbindung festgelegt und im Workflow blau markiert.

Eine Standard-Verbindung ist nötig, wenn mehrere gleichwertige Workflow-Schritt-Verbindungen definiert sind und der nächste Schritt über die Verweildauer automatisiert gebucht werden sollte.

 Diese Funktion kann z.B. für Reminder-E-Mails bei unbeantworteten Kostenvoranschlägen benutzt werden.

Unter Administration – Workflow – Einstellungen kann unter dem Sanduhr-Icon die Verweildauer in Minuten eingestellt werden.

In der Übersicht kann nun die Spalte „Verweildauer“ ausgewählt werden.

Die Anzeige in der Übersicht und im Servicefall sieht nun so aus.

Prüfen Sie, ob dem Workflow bereits mindestens eine Hersteller-Business Unit-Kombination zugewiesen ist. Wenn nicht, gehen Sie bitte auf Administration/Business/Setup/Einstellungen, wählen Sie eine Hersteller-Business Unit-Kombination und öffnen Sie diese. Im Punkt „Zugeordnete Workflows“ fügen Sie den gewünschten Workflow hinzu.

Danach können Sie in der Ansicht Administration/Business/Setup/Workflow auf die Verweildauer-Einstellungen zugreifen.

Aktueller Bearbeiter wird benachrichtigt, wenn ein anderer Benutzer (z.B Kunde, Kollege) einen Servicefall bucht. Sobald Bearbeiter diesen Servicefall öffnet, wird dieser als gelesen markiert und nicht mehr unter Benachrichtigungen angezeigt.

Wenn Benachrichtigungen für einen bestimmten Workflow-Schritt gewünscht werden, muss in diesem Schritt „Aktuellen Bearbeiter benachrichtigen“ ausgewählt sein.

Damit Ihre Kunden erstellte Kostenvoranschläge online beantworten können, sollte eine E-Mail mit dem Link zur KVA-Annahme geschickt werden.

Wenn Sie z.B. Ihren Workflow mithilfe der Vorlage Werkstatt Reparatur erstellt haben, können Sie im Schritt KVA generiert schnell dieses Feature einstellen.

Öffnen Sie über Administration / Business / Setup / Workflow den gewünschten Workflow um ihn zu bearbeiten:

Öffnen Sie mit einem Doppelklick den Schritt KVA generiert zur Bearbeitung. Setzen Sie im Punkt Dokumentenvorlage Ihre KVA-Vorlage auf aktiv. Im Punkt E-Mail an den Kunden fügen Sie hinzu in welcher Sprache die E-Mail verschickt werden sollte. Es öffnet sich die Bearbeitungsmaske für die E-Mail. Hier können Sie z.B. folgende E-Mail verfassen:

Der Link zur KVA-Online-Annahme wird auf der Stelle von „[COSTESTIMATIONLINK]“ generiert.

Zu der E-Mail können Sie automatisch Anlagen (z.B. den KVA) hinzufügen. Klicken Sie dafür auf das markierte Symbol Anlagen und wählen die gewünschten Dokumenttypen:

Sobald ein KVA generiert wurde, wird er (je nach Einstellungen) automatisch an den Kunden als Anhang zur E-Mail geschickt. Der Kunde kann auf den Link in der E-Mail klicken und auf folgender Seite die Entscheidung zum KVA treffen (siehe rot markierte Buttons):

Hinweis: Die grün markierte Drop-down-Liste erscheint nur dann, wenn im KVA festgelegt wurde, dass das Bauteil nicht zwingend erforderlich erneuert werden muss bzw. wenn eine als Reparaturpauschale festgelegte Arbeit nur optional angeboten wird. Wenn gleichzeitig andere Arbeiten zwingend erforderlich sind, ist es möglich den KVA entweder komplett anzunehmen bzw. abzulehnen oder aber nur die erforderlichen Arbeiten ohne die optionalen Bauteile bzw. Pauschalen anzunehmen.

Jedem Mitarbeiter wird eine Rolle zugewiesen, z.B. Administrator, Techniker, Techniker mit Einschränkungen. Diese Einstellung erfolgt unter Administration / Unternehmen / Allgemein / Benutzer in der Bearbeitungsansicht im Punkt Zugeordnete Rollen.

In jedem Workflow können bestimmten Benutzergruppen (d.h. Benutzern mit derselben Rolle) gewünschte Schritte zugeordnet werden. Hierfür gehen Sie zu Administration / Business / Setup / Workflow und öffnen Sie den gewünschten Workflow zur Bearbeitung. Wählen Sie auf der Leiste das Symbol Gruppen-Rollen-Bedingungen:

In der nächsten Maske können Sie gewünschte Rollen und Schritte miteinander verbinden. Sie können einstellen, dass eine Rolle für einen Schritt zwingend notwendig ist oder aber bestimmte Rollen ausschließen. Ebenso ist es möglich statt Rollen die Gruppenzugehörigkeit als Kriterium zu nutzen.

In der Beispieleinstellung können Reparaturen und alle Schritte der Qualitätskontrolle nur von einem Techniker durchgeführt werden (1). Gleichzeitig ist kein Lagermitarbeiter berechtigt den Wareneingang in einem Servicefall zu buchen (2).

Tipp: Im Gegensatz zu der Rolle Techniker, ist ein Benutzer mit der Rolle Techniker mit Einschränkungen berechtigt nur eigene Servicefälle zu bearbeiten.

Zu diesem Zweck können Sie eine Abzweigung in Ihren Workflow einbauen. Wenn ein Kostenvoranschlag (KVA) generiert wurde, sind die nächsten Schritte üblicherweise „KVA angenommen“ bzw. „KVA abgelehnt“. Sollte keiner von diesen Schritten gebucht werden, können Sie eine automatische Erinnerung als einen weiteren Schritt (z.B. „Reminder“) konfigurieren. Die Einstellungen müssen wie folgt sein:

• Standardschritt Legen Sie den neuen Schritt an. Benennen Sie ihn wie gewünscht. Verbinden Sie den Schritt „KVA generiert“ mit „Reminder“ mit der Einstellung „ist Standard“:Die Einstellung Standardschritt (angezeigt mit dem blauen Pfeil) führt dazu, dass der Schritt gebucht wird, wenn kein anderer Schritt (in diesem Fall: „KVA angenommen“ oder „KVA abgelehnt“) gewählt wurde. Die Nachfolgeschritte sollten „KVA angenommen“ und „KVA abgelehnt“ sein:
• Im Schritt „Reminder“ konfigurieren Sie die E-Mail, die automatisch versendet werden sollte.
• Stellen Sie im Schritt „KVA generiert“ die Verweildauer wie gewünscht ein und aktivieren Sie die Option „automatisch buchen“. Wenn im Servicefall kein anderer Schritt gebucht wurde, wird die Reminder-E-Mail automatisch nach der gewählten Zeit verschickt – z.B. wenn innerhalb von 24 Stunden keine Antwort vom Kunden kommt, wird die im Reminder konfigurierte E-Mail an den Kunden versendet.

Alle Informationen zu Ihrer Abrechnung und Kosten finden Sie unter Mein Konto / Kostenübersicht.

Im Bereich Monatliche Kosten (1) finden Sie eine ausführliche Kostenauflistung für den laufenden Monat.

Mithilfe des Kostenkalkulators (2) können Sie flexibel Kosten für verschiedene potenzielle Szenarien mit verschiedenen Benutzer- und Servicefallzahlen jederzeit berechnen.

Hinweis: Der Reiter Kostenübersicht wird nur den Benutzern, die das Recht „Rechnungsadministrator“ haben, angezeigt. Dieses Recht kann über Gruppenverwaltung einer Benutzergruppe unabhängig von anderen Berechtigungen zugeteilt werden. Eine entsprechende Gruppe („Kostenübersicht“) wird automatisch für alle neuen Unternehmen erstellt. Der Benutzer, der den Unternehmensaccount in Repairline angelegt hat, wird automatisch dieser Gruppe zugeordnet und kann somit die Kosten einsehen, sowie die Rechnungsdaten editieren. Die Gruppe „Kostenübersicht“ kann gelöscht werden, wenn Sie die entsprechenden Rechte einer anderen Gruppe erteilen.

Um Ihre Repairline-Seite an Ihre Corporate Identity anzupassen gehen Sie zu Administration / Unternehmen / Allgemein / Layout. Sie können hier die Farben ändern, Logos und andere Bilder sowie Ihre Kontaktdaten und andere Angaben einfügen. Die mit Extern markierten Bereiche betreffen die Ansicht für externe Benutzer.

Repairline kann so konfiguriert werden, dass die Verweildauer nur während bestimmter Zeitspannen berechnet wird. D.h. die inaktive Zeit (z.B. Wochenende, Nacht) wird bei der Zeitberechnung nicht miteingeschlossen.

Um das einzustellen gehen Sie auf: Administration / Unternehmen / Allgemein / Kalender. Hier finden Sie unter dem Punkt Arbeitszeiten eine Tabelle mit Wochentagen. Öffnen Sie diese Tabelle zur Bearbeitung und tragen Sie hier die entsprechenden Arbeitszeiten ein. Die Verweildauer wird nur während der angegebenen Zeitspannen berechnet. Wenn an einem Tag der Woche keine Verweildauer berechnet werden sollte, lassen Sie die Felder Beginn und Endzeit leer.

Um die Mittagspause zu berücksichtigen legen Sie an den gewünschten Arbeitstagen einen weiteren Zeitabschnitt an, indem Sie auf das Plus-Zeichen klicken.

Ihre Arbeitszeiten können beispielsweise so aussehen:

In der unteren Tabelle (Arbeitsfreie Tage) können Sie arbeitsfreie Tage wie z.B. gesetzliche Feiertage oder Betriebsurlaub eintragen.

Informationen und Hinweise können je nach Bedarf auf 3 verschiedenen Ebenen weitergegeben werden:

1) Know-how zum Nachschlagen

Unter Administration / Unternehmen / Allgemein / Know-how können sowohl allgemeine (für eine Hersteller-Businessunit-Kombination) als auch produktbezogene Informationen gespeichert werden. Diese können je nach gewählten Einstellungen öffentlich zugänglich sein. Diese Informationen sind in der Servicefall-Bearbeitungsansicht verfügbar und müssen aktiv vom Benutzer aufgerufen werden.

2) Automatisch anzuzeigende Hinweise für ein Hersteller – Businessunit

Wenn bei der Bearbeitung von Servicefällen zu bestimmten Hersteller – Businessunits ein Hinweis automatisch erscheinen sollte, können Sie dies wie folgt einstellen: Öffnen Sie unter Administration / Business / Einstellungen den Punkt Hersteller-Businessunits zur Bearbeitung. Hier öffnen Sie zur Bearbeitung die gewünschte Hersteller – Businessunit – Kombination, wählen Sie den Punkt Interne Hinweise, geben Sie den Hinweistext (1) ein und stellen Sie ein, wann während der Bearbeitung der Hinweis angezeigt werden sollte (2).

3) Servicefallbezogene Informationen

Wenn Sie einen Hinweis zu einem bestimmten Servicefall für einen anderen Benutzer speichern möchten, können Sie dies über die Ticketfunktion tun. Legen Sie einfach ein neues Ticket an, klicken auf das Plus-Zeichen und wählen den Servicefall, mit dem das Ticket verknüpft werden sollte:

Um einen Testzugang anzufordern, gehen Sie auf die Website „repairline.de“ unter Menü "Login"

Neukunde? Hier können Sie Ihre Firma registrieren!

Um einen Servicefall erfassen zu können, sollten Sie Ihre Produktdaten in Repairline vervollständigen.

Gehen Sie unter Menüpunkt „Administration“ in Sektion „Business“ auf Einstellungen.

Geben Sie die Hersteller und Produktgruppen (bzw. Businessunits) ein.

Anschließend weisen Sie den Produktgruppen einen Workflow und einen Servicecode zu.

Gehen Sie unter Administration in die Sektion "Produkte und Bauteile" auf "Produkt" um Ihre Daten zu administrieren.

Produktdaten können Sie entweder einzeln eingeben, oder  im Pulk importieren  unter "Import/Export"

Als Erstes werden die Workflow Schritte für die Kundenansicht freigegeben. Gehen Sie dazu im

Menü Administration auf Workflow und wählen Sie den aktuellen Workflow aus.

Klicken Sie auf das Icon Status-Rollen:

In der angezeigten Matrix suchen Sie die Schritte für die Kundenansicht aus.

 Nun können Ihre Kunden auf folgender Seite den Status der Reparatur abfragen:

system.repairline.de/tracking

Wenn Sie eine E-Mail mit dem Trackinglink an Ihre Kunden versenden wollen, dann sollten

Sie folgende Einstellungen bei ihrem Workflow vornehmen. Gehen im Workflow-Schritt auf

„E-Mail an den Kunden“ und tragen Sie die Variable [CASEOVERVIEWLINK] im E-Mail-Inhalt ein:

 In der Servicefall-Ansicht können Sie die Kunden E-Mail Infos ebenfalls einsehen.

Klicken Sie auf der rechten Seite unter Auftragsdaten auf „Externes bearbeiten“, hier finden Sie den Link zur Kunden Track & Trace Seite und können die Gültigkeit des Links bei Bedarf anpassen. (Hinweis: Dieser Punkt ist nur bei einer entsprechenden Benutzerrechte-Konfiguration sichtbar)

 In der Buchungsübersicht haben Sie auch die Möglichkeit die versendeten Kunden-E-Mails einzusehen:

Sie können bei jedem beliebigen Schritt das Kommentarfeld nutzen und eine oder mehrere Dateien mit einem Kommentar speichern.

Beispielsweise können Sie Fotos des beschädigten Geräts mit dem Reparaturauftrag speichern.

Kommentare können auf der Tracking Seite veröffentlicht werden, hierzu den Hacken „Ist öffentlich“ setzen.

Um den Kunden per E-Mail über den Kommentar zu informieren,  „Versende Mail an Endkunde“ anklicken.

Tipp: Bitte beachten Sie, dass um die Dateien zu speichern, es notwendig ist ein Kommentar im Kommentarfeld einzugeben.

Speziell für Kaufbelege (z.B. eine eingescannte Rechnung, Kassenbon oder Quittung) wurde ein entsprechendes Feld im Abschnitt Garantie bei der Auftragserfassung vorgesehen.

Hier können Sie nur eine Datei  hochladen.

Produktdaten können entweder manuell oder als Massenimport pro Hersteller-Businessunit eingegeben werden. Die benötigte Hersteller-Businessunit-Kombination muss bereits gespeichert sein.

Um die Daten zu importieren gehen Sie wie folgt vor:

• Gehen Sie auf Administration / Import/Export. Hier wählen Sie die Option Import/Export Produkte
• Klicken Sie auf das Excel-Icon. Eine Vorlage wird heruntergeladen:

• Öffnen Sie die Vorlage und fügen in diese Datei Ihre Produktdaten ein. Füllen Sie für jedes Produkt die Spalten B (ProductName) und C (ProductArticleNumber) aus. Angaben in den restlichen Spalten sind optional. Speichern Sie diese Datei unter einem entsprechenden Namen als eine Excel-Datei (.xlsx).
• In der Maske Import/Export wählen Sie aus der Drop-down-Liste die gewünschte Hersteller-Businessunit-Kombination. Hängen Sie die gespeicherte Datei an (Button Datei auswählen). Um den Import zu starten drücken Sie auf den Button Übertragen.

Sollte es notwendig sein, alle Produktdaten aus verschiedenen Sparten und von mehreren Herstellern gleichzeitig zu importieren, wenden Sie sich bitte an unseren Support.

Kundendaten können wie folgt eingegeben werden:

• Bei der Erfassung eines neuen Servicefalls: klicken Sie im Punkt Kunde auf das PLUS-Icon.
• In der Kundenverwaltung können mit dem PLUS-Icon neue Kunden manuell eingegeben werden.
• Ihr kompletter Kundenstamm kann als Datei importiert werden.

Um die Kundendaten aus Ihrem Kundenstamm zu importieren gehen Sie wie folgt vor:

• Gehen Sie auf Administration / Import/Export. Hier wählen Sie die Option Hochladen Kundendaten.
• Klicken Sie auf das Excel-Icon. Eine Vorlage wird heruntergeladen.

• Öffnen Sie die Vorlage und fügen in diese Datei entsprechende Daten aus Ihrem Kundenstamm ein. Für jeden Kunden müssen folgende Daten eingegeben werden:

C – Language

F – LastName

J – PhoneMobile

M – Street

O – City

P – ZipCode

R – Country

Angaben in den restlichen Spalten sind optional.

Hinweis: Für neue Kunden wird die Kundennummer (CustomerNumber) automatisch vom System vergeben und diese Zelle soll daher beim Upload leer sein. Die Kundennummer soll nur angegeben werden, wenn Sie bestehende Datensätze ändern möchten.

Wichtig: Nutzen Sie die heruntergeladene Vorlage um Ihre Daten für Repairline vorzubereiten.

• Speichern Sie diese Datei unter einem entsprechenden Namen.

In der Maske Import/Export hängen Sie die gespeicherte Datei an (Button Datei auswählen). Um den Import zu starten drücken Sie auf den Button Übertragen:

Hinweis: Die Kundenverwaltung kann für Ihr Unternehmen flexibel angepasst werden. Kunden können z.B. in verschiedene Kundengruppen eingestuft werden (z.B. Endkunde, Shop, Versicherung). Es ist möglich pro Kunde mehrere Adressen zu speichern (z.B. Lieferadresse, Rechnungsadresse). Ebenso kann festgelegt werden, welche Daten optional und welche Pflichtangaben sind.

Die Leihgerätefunktion muss bereits im Workflow entsprechend konfiguriert werden. Öffnen Sie den gewünschten Workflow zur Bearbeitung.

Gehen Sie auf die Funktion Status-Rollen (1):

Wählen Sie in der Matrix, bei welchen Schritten die Bearbeitung von Leihgeräten generell verfügbar sein sollte (Punkt Leihgeräte), z.B. um ein Leihgerät zu verleihen.

Für die Rückgabe des Leihgerätes sind folgende Einstellungen möglich:

A) Alle verliehenen Geräte automatisch und ohne Dialog zurückbuchen.

Wählen Sie hierfür im Punkt Status-Aktionen (2) die Option Alle Leihgeräte zurückbuchen:

Es ist nicht notwendig für diesen Schritt die Option Leihgeräte in den Status-Rollen-Einstellungen zu aktivieren.

B) Leihgeräte manuell zurückbuchen, mit einem optionalen Kommentar.

Aktivieren Sie in der Matrix Status-Rollen die Ansicht für Leihgeräte in dem gewählten Schritt. Der Bearbeiter kann dann entsprechend das Ersatzgerät zurückbuchen und ein Kommentar hinzufügen oder Daten anpassen.

Bei der Bearbeitung von Reparaturaufträgen ist es oft sinnvoll, verschiedene Notizen und Kommentare zum Servicefall hinzuzufügen. Die Software bietet Ihnen mehrere Möglichkeiten solche Informationen so abzuspeichern, dass sie einfach zu finden und klar zugeordnet sind. Je nach Situation können verschiedene Optionen geeignet sein:

• Für Kommentare zum gesamten Reparaturauftrag (ohne Bezug zum einzelnen Prozessschritt) können die vorhandenen Kommentarfelder bei jedem Reparaturschritt verwendet werden. Es besteht dabei die Möglichkeit eine Datei (z.B. ein Fotos des defekten Teils) hochzuladen und zu speichern. Hinweis: Kommentare, die als "öffentlich" markiert sind, sind auch für externe User und Kunden (bei Track&Trace) sichtbar.
• Möchten Sie bei einem Prozessschritt ein Kommentar aus einer Liste auswählen, nutzen Sie hierfür die Funktion Buchungsgrund. Beispiel: Beim Schritt Kostenvoranschlag abgelehnt könnten Sie daran interessiert sein, warum der Kunde die Kostenschätzung nicht annehmen wollte (z.B. Reparatur zu teuer, Gerät zu alt usw.)
• Wenn bei einem Workflowschritt ein Kommentar zur Buchung als Freitext eingegeben werden sollte, nutzen Sie hierfür die Option Buchungsreferenz.
• Bei der Auftragserfassung kann als Kommentar eingetragen werden, z.B. welche Fehlersymptome der Kunde gemeldet hat:

• Es besteht auch die Möglichkeit mit der Funktion Tickets Aufgaben und Kommentare gezielt an ausgewählte Mitarbeiter weiterzugeben.

Sollten Mitarbeiter immer wenn sie einen bestimmten Schritt buchen eine Begründung oder einen festen Kommentar auswählen können, ist dies mit der Funktion Buchungsgrund möglich.

Beispiel: Der Kostenvoranschlag wird abgelehnt. Bei diesem Schritt kann es wünschenswert sein, die Begründung für eine solche Entscheidung zu kennen. Die möglichen Gründe könnten z.B. lauten „zu teuer“, „Gerät zu alt“, „keine Angabe“.

Damit der Mitarbeiter bei der Buchung nur eine passende Begründung aus einer Liste auswählen muss, müssen die möglichen Antworten vorher im System gespeichert werden. Gehen Sie hierfür auf Administration / Allgemein / Status-Begründung. Hier können Sie mit dem PLUS-Icon eine Begründung speichern.

Nachdem die gewünschten Antworten gespeichert sind, müssen diese einem Workflowschritt zugeordnet werden. In Administration / Setup / Workflow öffnen Sie den gewünschten Workflow zur Bearbeitung. Hier wählen Sie Option Status-Begründungen:

In der Matrix markieren Sie in welchem Schritt die Antworten zur Auswahl stehen sollen:

Bei der Buchung dieses Schritts wird ein Fenster mit einer Drop-down-Liste eingeblendet:

Tipp:

1) Buchungsgründe können ausgewertet werden und liefern wertvolle Informationen für Ihr Reporting.

2) Für frei formulierbare Kommentare zu einer Buchung oder einem Prozessschritt nutzen Sie die Funktion Buchungsreferenz.

In Repairline im Punkt Administration / Dokument / Dokumentenvorlagen finden Sie 7 System-Dokumentenvorlagen. Um eigene Dokumente zu erstellen laden Sie zuerst eine System-Vorlage herunter und passen Sie diese wie gewünscht an.

Aus einer Systemvorlage können Sie beliebig viele eigene Vorlagen erstellen – z.B. für unterschiedliche Rechnungen je nach Zahlungsart.

Die angepassten Vorlagen müssen beim Hochladen dem richtigen System-Vorlagentyp zugeordnet werden. Dieser muss der Bezeichnung der ursprünglichen Vorlage entsprechen (es spielt keine Rolle zu welchem Zweck die Vorlage bearbeitet wurde). Ebenso soll die gewünschte Adressbeziehung (Kontakt-, Liefer- oder Rechnungsadresse) gewählt werden.

Pro Workflowschritt können Sie mehrere Dokumente erstellen. Wählen Sie einfach in den Workfloweinstellungen welche Vorlagen bei welchem Schritt benutzt werden sollten.

Bauteile können über die Funktion Administration / Import/Export importiert werden.

Im Punkt Hochladen Bauteile laden Sie zuerst die entsprechende Vorlage herunter:

Verwenden sie diese Datei um Ihre Bauteileliste vorzubereiten.

Pflichtfelder sind:

• PartNumber
• Price

Speichern sie die fertige Datei in demselben Format ab.

Markieren Sie die gewünschten Hersteller-Businessunits (Mehrfachangaben sind möglich) (1). Wählen Sie die vorbereitete Datei aus (2). Anschließend klicken Sie auf Übertragen (3).

Sollte eine Fehlermeldung erscheinen, überprüfen Sie ob alle Pflichtfelder ausgefüllt sind und ob die korrekte Vorlage verwendet wurde.

Hinweis: Die Funktion Hochladen Bauteile kann auch verwendet werden um die vorhandenen Datensätze zu aktualisieren.

Sollten für einzelne Produkte nur dem Produkt zugewiesene Bauteile verwendet werden (Einstellung für Hersteller-Business Unit „nur Ersatzteile aus der Materialliste (BOM) verwenden“), haben Sie folgende Möglichkeiten:

• Wenn sich die Bauteile im System befinden, können Sie mit der Funktion Hochladen Zuordnung Bauteil-Produkt eine Liste mit den Zuordnungen („Mapping“) hochladen.Hierfür gehen Sie analog zum Import der Bauteile vor (Vorlage runterladen, mit gewünschten Daten ausfüllen und abspeichern, hochladen)

• Bauteildaten inkl. Zuweisung hochladen: Hierfür nutzen Sie die Funktion Hochladen zugewiesene Bauteile – Produkte.

Einzelne Buchungen der Prozessschritte können mit einem Pflichtkommentar (sog. Buchungsreferenz) versehen werden. Diese Funktion muss zuerst aktiviert werden.

Hierfür öffnen Sie den gewünschten Workflow zur Bearbeitung. Öffnen Sie mit einem Doppelklick den gewünschten Prozessschritt. Klicken Sie auf das Stift-Icon rechts um den Punkt Status zu bearbeiten.

Setzen Sie ein Häkchen neben der Option Status-Referenz erforderlich und klicken Sie auf Speichern.

Immer am Anfang der Buchung dieses Schrittes wird ein Fenster mit einem Freitextfeld erscheinen. Hier ist ein Kommentar zur Buchung einzugeben.

Für jede Buchung kann sowohl ein solcher Kommentar (als Freitext) als auch ein Buchungsgrund (Auswahl aus einer Drop-Down-Liste) genannt werden. Diese Angaben werden später in der Historie des Servicefalls anzeigt. Sowohl die Buchungsreferenz, als auch der Buchungsgrund werden zusammen mit einem Zeitstempel und mit dem Namen des Bearbeiters gespeichert.

Benutzer neu erstellen

Als Administrator können Sie neue Benutzer für Ihren Unternehmensaccount anlegen. Hierzu gehen Sie in Administration/Benutzer auf das PLUS-Icon:

Geben Sie die E-Mail-Adresse und die Daten des neuen Benutzers ein. 

In der nächsten Maske können Sie dem neuen Benutzer die gewünschten Rollen/Gruppen zuweisen und weitere Einstellungen vornehmen.

Administration > Gruppen 

Benutzer kopieren

Bei Bedarf können Sie einen neuen Benutzer auch durch das Kopieren eines bestehenden Benutzers erstellen und für ihn das Passwort festlegen. Die Einstellungen wie z.B. Gruppen werden dabei automatisch übernommen. Alle Adressdaten können editiert werden. Beim Kopieren wird an den neuen Benutzer kein Link versendet, so dass Sie die Zugangsdaten dem Benutzer selber zusenden müssen. Der Benutzer kann danach seine Daten anpassen und das Passwort ändern.

Benutzerrechte verwalten

Es gibt folgende Möglichkeiten Benutzerrechte zu verwalten:

• Benutzer: Jedem Benutzer werden Rechte aus seiner Gruppe zugewiesen. Bei Bedarf können Sie zusätzlich den Zugriff auf bestimmte Hersteller-Businessunits individuell sperren (Gesperrte Businessunits). Wird hier keine Einstellung vorgenommen, hat der jeweilige Benutzer Zugriff auf alle Hersteller-Businessunits. Mit der Einstellung Benutzer-Arbeitszeiten können Sie einschränken, zu welchen Zeiten sich dieser Benutzer in Repairline einloggen darf. Die Einschränkung gilt jeweils pro Wochentag. Wird hier für einen Wochentag keine Einstellung vorgenommen, gelten für diesen Benutzer an diesem Wochentag die Unternehmenszeiten.
• Gruppe: Sie können für Ihr Unternehmen verschiedene Benutzergruppen anlegen (Administration/Gruppen). Pro Gruppe können Sie sowohl Rechte (Icon Gruppen – Rechte Zuordnung), als auch Einschränkungen (Icon Gruppen – Einschränkungen Zuordnung, sowie Gruppen – Dokumente sperren) jeweils in einer übersichtlichen Matrix definieren. Jeder Gruppe können Sie hier bequem in einer Matrix die gewünschten Benutzer zuordnen (Icon Gruppen – Benutzer Zuordnung).

Hinweis: Wenn Sie unter Administration/Benutzer die Benutzer Info (i) öffnen, sehen Sie unten in der Sektio Rechte und Einschränkugen die aktuellen Rechte des Benutzers.

Nicht nur in der Benutzerverwaltung, sondern auch in anderen Bereichen können Sie einzelne Einschränkungen anpassen, z.B. bei einem Workflowschritt. Bei Bedarf können beispielsweise folgende Einschränkungen festgelegt werden:

• Gruppe Y ist nicht erlaubt (Benutzer der Gruppe Y  werden ausgeschlossen)
• Gruppe Y erforderlich (schließt alle anderen Benutzer aus)

Die Gruppenverwaltung ermöglicht beliebige Benutzertypen (Gruppen) zu definieren und flexibel zu konfigurieren.

Pro Gruppe können Sie sowohl Rechte (Icon Gruppen – Rechte Zuordnung), als auch Einschränkungen (Icon Gruppen – Einschränkungen Zuordnung, sowie Gruppen – Dokumente sperren) jeweils in einer übersichtlichen Matrix definieren.

Jeder Gruppe können Sie hier bequem in einer Matrix die gewünschten Benutzer zuordnen (Icon Gruppen – Benutzer Zuordnung).

Wenn Sie möchten, können Sie die Funktion der Auftragserfassung für externe Benutzer, wie z.B. Ihre Kunden, freischalten. Je nach Konfiguration, kann der Endkunde auf Ihrer individuellen Webseite den Auftrag abgeben und:

• seine Daten und Gerätedaten eingeben
• eingescannten Kaufbeleg anhängen
• Fehlerbeschreibung hinterlassen bzw. ein Fehlersymptom aus einer Drop-down-Liste auswählen
• Zubehör angeben (z.B. über eine Checkboxliste)
• Fixpreis-Reparaturen auswählen

Einzelne Punkte der externen Auftragserfassung in Ihrem Kundenportal können individuell konfiguriert bzw. ausgeblendet werden.

Das Kundenportal wird individuell für Sie erstellt und alle hier erfassten Aufträge werden automatisch und sofort in Ihrem Account angezeigt.

Hinweis: Der Endkunde benötigt hierfür keinen eigenen Account oder Login in Repairline und muss nicht als Ihr Benutzer registriert sein.

Diese Funktion wird auf Anfrage freigeschaltet – bitte wenden Sie sich an unseren Support. Bei der Freischaltung erhalten Sie detaillierte Informationen zu den Konfigurationsmöglichkeiten.

Ja, die Funktion der Auftragsverfolgung kann als iFrame eingebaut werden. Um genaue Informationen zu erhalten, setzen Sie sich mit unseren Support in Verbindung. Um den Status der Reparatur abzurufen muss Ihr Kunde in solchem Fall lediglich seine Auftragsnummer und die Postleitzahl eingeben.

Unabhängig davon, können Sie auch jedem Kunden automatisch einen direkten Link zur direkten Auftragsverfolgung per E-Mail zuschicken.

Es ist möglich für gewünschte Hersteller-Businessunits Pauschalen bereits bei der Auftragserfassung anzeigen zu lassen.

Öffnen Sie in Administration/Einstellungen die gewünschte Hersteller-Businessunit-Kombination. Öffnen Sie zum Editieren den Punkt Servicefallschritte. Hier sehen Sie welche Schritte in der Auftragserfassung deaktiviert sind (Spalte Abgewählt). Ändern Sie die Einstellung so, dass die Servicepauschalen nicht mehr ausgeblendet sind:

Bei der Auftragserfassung werden alle Pauschalen angezeigt, die der jeweiligen Hersteller-Businessunit-Kombination oder dem jeweiligen Produkt zugewiesen wurden (sog. angepasste Pauschalen).

Hinweis: Diese Einstellung betrifft nur die Verfügbarkeit der Servicepauschalen beim Schritt Auftragserfassung. In späteren Workflowschritten können ggf. auch andere Pauschalen buchbar sein. Optional können dabei die Preise angepasst werden.

Mit Einstellung der Benutzer-Arbeitszeit können Sie festlegen, wann der jeweilige Benutzer sich bei Repairline einloggen kann. Somit kann man sicherstellen, dass Benutzer auf die in in der Repair-Management-Software gespeicherten Daten nur während der Arbeitszeit zugreifen können.

Diese Einstellung ist optional: Sollten Sie keine Benutzer-Arbeitszeit festlegen, kann sich der Benutzer jederzeit in Repairline anmelden und die Reparaturaufträge verwalten.

Standardmäßig ist die Arbeitszeit für alle Benutzer der Serviceverwaltung nicht beschränkt. Um diese Einschränkung festzulegen, suchen Sie im Bereich Administration/Benutzer den gewünschten Benutzer, öffnen Sie diesen zu Bearbeitung und stellen im Punkt Benutzer-Arbeitszeiten die gewünschte Arbeitszeit ein.

Je nach Hersteller und Gerätetyp können unterschiedliche Angaben (z.B. Zubehör, Fehlersymptome) und Abläufe (z.B. Testprozeduren oder spezielle Prozessschritte) während der Reparatur notwendig sein.

Beispiel: Wenn Sie einen Reparaturauftrag für ein Smartphone erfassen, können z.B. Tastatur, Ladekabel, Speicherkarte und Schutzcase als Zubehör aufgelistet sein. Möchten Sie einen Auftrag für eine Tablet-Reparatur erstellen, sollte zusätzlich in der Zubehörliste auch die Tastatur vorhanden sein.

Produktgruppen können sich auch anders voneinander unterscheiden. So werden z.B. bei einer Reparatur von Kaffeevollautomaten andere Fehlerbeschreibungen eingegeben als wenn eine Mikrowelle defekt ist. Ebenso wird sich der Ablauf bei der Reparatur von einer kleinen Kaffeemaschine anders gestalten als beim Serviceauftrag für einen Kühlschrank.

In Repairline können Sie alle diese Besonderheiten präzise einstellen, so dass sowohl die Auftragserfassung, als auch der komplette Reparaturablauf die Anforderungen für jeden einzelnen Gerätetyp optimal erfüllt.

In Administration/Einstellungen werden zuerst Hersteller und Business Units (Sparten oder Produkttypen) angelegt und entsprechend zugeordnet. Für jede Hersteller-Businessunit-Kombination können Sie entsprechende Konfiguration vornehmen. Beispielsweise können folgende Punkte individuell eingestellt werden:

• Prozessablauf (Workflow)
• Fehlercode-System
• Seriennummervalidierung (z.B. IMEI-Prüfung)
• Garantiedauer
• Zubehör
• Ablauf der Auftragserfassung
• Testprozeduren

Jede dieser Einstellungen kann bei Bedarf von einer Produktgruppe auf alle oder nur ausgewählte Hersteller-Businessunits kopiert werden und, wenn gewünscht, weiter editiert werden. Die Funktion Kopieren können Sie nutzen sowohl um die neuen Hersteller – Businessunits zu konfigurieren als auch um die bestehende Konfiguration zu überschreiben. Klicken Sie einfach auf das Kopier-Icon neben dem jeweiligen Feld:

Somit können die häufigsten Einstellungen übernommen werden ohne ähnliche Produktgruppen einzeln konfigurieren zu müssen.

Testverfahren und Prüfprozeduren in der Service- und Reparaturverwaltung können individuell definiert werden. Diese Tests werden in entsprechenden Schritten eingeblendet, abgearbeitet und mitprotokolliert.

1. In Administration / Test-Prozeduren klicken Sie auf den „+“-Icon und legen die gewünschte Prozedur an. Benennen Sie die Prozedur („Betreff“ (1)). Bei Bedarf können Sie im Punkt „Inhalt“ (2) die Vorgehensweise genauer beschreiben oder eine Datei hinzufügen (3). Legen Sie fest, ob diese Informationen öffentlich sein sollten (Kästchen „öffentlich“). Zum Speichern klicken Sie auf „Anlegen“ (4).

2. Legen Sie fest, für welche Gerätearten Sie diese Prüfprozeduren verwenden. In jeder Gerätegruppe können Sie die definierten Tests vorauswählen (Administration/Einstellungen → Hersteller-Businessunit auswählen → Zugeordnete Test-Prozeduren → Stift-Icon (5)). Sie können jeder Gerätegruppe beliebig viele Testverfahren zuordnen. Jede Testprozedur kann mehreren Hersteller-Businessunits zugeordnet werden.

Diese Einstellung kann bei Bedarf für andere Gerätetypen übernommen werden. Kopieren Sie einfach diese Einstellung mit dem Kopier-Icon (6) rechts auf alle oder nur auf bestimmte Hersteller – Businessunits.

3. Legen Sie in Ihrem Reparaturablauf fest, in welchen Schritten Testprozeduren bearbeitet werden dürfen. Dies kann wie folgt eingestellt werden:

a) Wenn die Testverfahren bzw. ihre Ergebnisse in mehreren Ablaufpunkten angezeigt werden sollten, können Sie dies bequem in der Status-Rollen-Matrix eintragen. Hierfür gehen Sie auf Administration > Workflow und öffnen Sie den gewünschten Workflow zur Bearbeitung. Klicken Sie auf „Status-Rollen“:

Markieren Sie in der Matrix die gewünschten Prozessschritte:

b) Wenn Sie die Testprozeduren nur in einem Status anzeigen lassen möchten, öffnen einfach diesen Workflowschritt mit Doppelklick zur Bearbeitung. Im Punkt Status-Rollen aktivieren Sie die Bearbeitungsansicht der Testprozeduren.

4. Bestimmen Sie in welchen Prozessschritten einzelne Testprozeduren nicht nur angezeigt, sondern auch bearbeitet werden sollten. Öffnen Sie hierfür den gewünschten Schritt zur Bearbeitung. Im Abschnitt Test-Prozeduren setzen Sie die gewünschten Prüfverfahren auf aktiv. Somit können einzelne Testverfahren auch in mehreren Prozessschritten bearbeitet werden.

Bei der Nachverfolgung des Reparaturauftrags (sog. Repair Tracking oder Track & Trace) können Sie Ihren Kunden folgende Funktionen zur Verfügung stellen:

• Reparaturstatus abfragen: Reparaturfortschritt prüfen und den bisherigen Verlauf der Reparatur einsehen
• Link zur Beantwortung eines online Kostenvoranschlags einblenden
• Kommentare und Nachrichten lesen, die durch den Ersteller als öffentlich markiert wurden
• Bilder und andere Dateien runterladen
• Allgemeine Hinweise einsehen, die pro Produktgruppe definiert werden können (einzustellen über den Punkt „Externer Hinweis“ in Administration / Einstellungen / Hersteller-Businessunit)
• Kundendaten anpassen (z.B. E-Mail-Adresse, Lieferadresse).

Die Einstellungen und Verfügbarkeit der Repair-Tracking-Funktion können Sie jederzeit ändern, z.B. können Sie im Workflow festlegen, welche Prozessschritte im Verlauf auf der Trackingseite für Endkunden angezeigt werden.

Die Ansicht der Felder in unserer Reparaturverwaltung-Software kann unter Berücksichtigung verschiedener Kriterien angepasst werden:

1. Sie können für jeden einzelnen Workflowschritt festlegen, welche Punkte eingeblendet und ggf. bearbeitet werden sollten. Bei der Bearbeitung des Servicefalls finden Sie diese Felder in der Hauptspalte:

Diese Felder werden als Status-Rollen bezeichnet. Sie bestimmen welche Informationen und Eingabemöglichkeiten bei dem jeweiligen Status vorhanden sind.  Mit dieser Funktion können Sie also alle Aufgaben, die in dem jeweiligen Schritt anfallen (beispielsweise Testprozeduren, Versand oder Reparaturpauschalen) oder schon durchgeführt wurden anzeigen lassen. Die einzelnen Status-Rollen können Sie in den Einstellungen des jeweiligen Prozessschritts (Administration / Workflow → Workflow auswählen und den gewünschten Schritt mit einem Doppelklick aufmachen) ein- oder ausblenden. Wenn Sie diese Bearbeitungsansicht für mehrere Schritte anpassen möchten, können Sie dies komfortabel in der Status-Rollen Matrix tun. Hierfür öffnen Sie den gewünschten Workflow zur Bearbeitung und klicken Sie auf (1):

In der Matrix können Sie schnell und übersichtlich die Ansicht für jeden einzelnen Schritt anpassen:

2. Bei der Bearbeitung eines Reparaturauftrags finden Sie alle relevanten Auftragsdaten, Kundendaten, Fehlersymptome, Dokumente usw. in einzelnen Panels in der rechten Spalte:

Die Ansicht bzw. die Editierbarkeit dieser Daten kann für jede Benutzergruppe definiert werden. Diese Einstellung können Sie bequem in Administration / Gruppen vornehmen. Die Ansicht dieser Panels gilt entsprechend für jeden Schritt des Reparaturablaufs und ist benutzerbezogen definiert.

3. In der oberen Leiste finden Sie jederzeit den Zugriff auf verschiedene Module. Diese Buttons können sowohl zentral für das ganze Unternehmen oder auch über Benutzerrechte ein- oder ausgeblendet werden.

Wenn Sie sich weitere Anpassungen wünschen, wenden Sie sich bitte an unseren Support.

Bei Bedarf können Sie für eine ausgewählte Benutzergruppe in Ihrem Unternehmen den Zugriff auf Servicefälle bestimmter Hersteller-Businessunit-Kombinationen in Ihrer Reparaturverwaltung sperren. Diese optionale Einstellung dient dazu sicherzustellen, dass Techniker je nach ihren Qualifikationen nur bestimmte Gerätetypen bzw. Produkte ausgewählter Hersteller in der Software bearbeiten dürfen.

Um diese Einstellung vorzunehmen wählen Sie auf der Seite Administration / Einstellungen die Produktgruppe (Hersteller-Businessunit), auf die diese Mitarbeiter keinen Zugriff haben sollten, aus und klicken auf das i-Icon. Im Reiter Einschränkungen Gruppen klicken Sie auf das Stift-Icon:

Hier markieren Sie die Gruppen, die keinen Zugriff auf diese Produktgruppe haben sollten:

Bei Bedarf können Sie diese Einstellung auf andere Produktgruppen kopieren. Hierfür klicken Sie auf das Copy-Icon:

Hinweis: Die Einstellung Einschränkungen Gruppen ist optional. Wenn im Punkt Einschränkungen Gruppen keine Einträge vorhanden sind, können alle Benutzer auf die Servicefälle dieser Hersteller-Businessunit-Kombination zugreifen.

Es stehen Ihnen bis zu 4 Prioritätsstufen zur Verfügung.

Die Prioritäten sind standardmäßig von 1 bis 4 nummeriert. Die Zuweisung der Prioritätsstufe erfolgt über eine entsprechende Buchung (d.h. Aktion im Servicefallschritt, einzustellen in der Workflow-Konfiguration).

Beispiel:

In-Warranty-Reparaturen sollten mit der Prioritätsstufe 2, Out-of-Warranty-Reparaturen mit der Prioritätsstufe 3 bearbeitet werden.

Nach der Auftragserfassung erfolgt bei der Fehleranalyse auch die Prüfung des Garantieanspruchs. Hier wird entschieden, ob es sich um eine Garantiereparatur (IW) oder eine kostenpflichtige Reparatur (OOW) handelt:

Mit der Zuordnung „In-Warranty“  soll die Aktion „Servicefall-Priorität 2“ stattfinden, während bei  „Out-of-Warranty“ – „Servicefall-Priorität 3“ (Administration / Workflow → Status-Aktion-Matrix) erfolgen soll:

Mit der Auswahl des Workflowschrittes (IW bzw. OOW) wird die Priorität automatisch zugeordnet.

Natürlich können Sie auch im Workflow gezielt Schritte dafür festlegen, dass die Prioritätsstufe gewählt wird (z.B. Standard – Eilauftrag – Express).

Hinweise:

• Jedem Auftrag wird als Default-Einstellung die Priorität 1 zugeordnet.
• Die Bezeichnungen der Prioritätsstufen (1-4) können mithilfe des Übersetzungsmodus zentral geändert werden (z.B. Standard, Express,…).
• Sie können die Auswahl der Prioritätsstufen durch Bedingungen einschränken (z.B. „Express“ ist nur bei einem kostenpflichtigen Auftrag möglich).
• Prioritätsstufen selber können im Workflow als Bedingungen verwendet werden (Administration / Workflow → Status-Bedingungen-Matrix).
• Die Prioritätsstufe eines Auftrags kann mit entsprechender Buchung beliebig oft geändert werden.
• Auf Wunsch kann das Feld „Priorität“ in den Servicefalldaten komplett ausgeblendet werden:

• Die Ansicht der Prioritätsstufe in der Übersicht können Sie wie alle anderen Spalten anpassen

Um bei verschiedenen Aufträgen Besonderheiten im Ablauf und in der zeitlichen Abwicklung zu berücksichtigen, können in Repairline mehrere Optionen genutzt werden.

Ein Bespiel hierfür ist eine bevorzugte Abwicklung der Express-Aufträge vor den Standardaufträgen. Denkbar sind aber noch viele weitere Abstufungen und spezielle Anforderungen.

Um diese passgenau abzubilden können Sie folgende Konfigurationsmöglichkeiten verwenden:

• Servicetyp (z.B. Express vs. Standard) als flexible Tags
• Prioritäten (z.B. Prio 1 vs. Prio 2)
• eine eigene Hersteller-Businessunit-Kombination (idealerweise wenn bestimmte Produkte der Marke X immer als Expressaufträge abgewickelt werden sollten)
• ein eigenständiger Workflow

Für jeden einzelnen Workflowschritt können Sie festlegen, welche Benutzergruppen den jeweiligen Schritt buchen können. Diese Einstellung ist optional. Hierfür können Sie als Kriterium Ihre Benutzergruppen und, je nach Konfiguration, Filialen* verwenden. 

Diese Einstellungen können Sie übersichtlich in der Matrix „Gruppen-Bedingungen“ (unter Administration / Workflow → Bearbeiten) verwalten:

Hier öffnet sich eine Matrix, in der alle Prozessschritte (waagerecht) und alle Benutzergruppen (senkrecht) automatisch dargestellt werden.

• Einstellung „Gruppe erforderlich“ bedeutet, dass nur Benutzer, die einen der ausgewählten Gruppen zugeordnet sind, diesen Schritt buchen dürfen.
• Einstellung „Gruppe nicht erlaubt“ verursacht, dass alle Benutzer, die einer bestimmten Gruppe zugeordnet sind, auf den jeweiligen Schritt keinen Zugriff haben.
• Es ist möglich den Zugriff für mehrere Gruppen zu erlauben oder zu verbieten.

Beispiel (1) „Gruppe erforderlich“: „Shop“ und „Administratoren“. Der Schritt Wareneingang kann nur gebucht werden wenn der Benutzer der Gruppe „Shop“ ODER der Gruppe „Administratoren“ zugeordnet ist.

Ebenso können Sie Mitglieder einer oder mehrerer Gruppen ausschließen (Einstellung „nicht erlaubt“ – Beispiel (2)). Da hier „Werkstatt“ und „Shop“ markiert sind, darf kein Benutzer, der  der Gruppe „Werkstatt“ ODER der Gruppe „Shop“ zugeordnet ist, diesen Schritt buchen.

Natürlich können Bedingungen „nicht erlaubt“ und „erforderlich“ gleichzeitig benutzt werden. Z.B. (3): Gruppe erforderlich: „Werkstatt“, „Gruppe nicht erlaubt: Shop“. Bei Konfliktfällen hat die Einschränkung („Gruppe nicht erlaubt“) Vorrang. D.h. Sollte ein Benutzer sowohl in der Gruppe Werkstatt, als auch in der Gruppe Shop, sein, kann er diesen Schritt nicht buchen.

*Das Modul Filialenverwaltung wird auf Anfrage freigeschaltet.

Es gibt folgende Möglichkeiten E-Mails über Repairline automatisiert zu versenden:

1. Automatische E-Mails an den Kunden: Der Versand erfolgt immer zum definierten Zeitpunkt im Reparaturprozess (z.B. E-Mail mit der Auftragsbestätigung, Kostenvoranschlag oder Mitteilung, dass das Gerät abgeholt werden kann). Der Text wird als Vorlage mit Textfeldern definiert und mit fallrelevanten Daten erzeugt und automatisch versendet. Diese Vorlage wird in einem Prozessschritt gespeichert (z.B. Status „Bereit zur Abholung“ – E-Mail mit Informationen zur Abholung des Gerätes). Sobald der jeweilige Auftrag diesen Status erreicht, wird die entsprechende E-Mail versendet.
2. Automatische E-Mails an andere Beteiligten und Bearbeiter: Ähnlich wie E-Mails an den Kunden, können im Prozessverlauf E-Mails an interne und externe Bearbeiter festgelegt werden. Diese Nachrichten können an eine feste Adresse oder z.B. an den Ersteller des Servicefalls versendet werden.

Besonders gerne werden automatische Statusbenachrichtigungen an Kunden versendet. Sie können diese bei beliebig vielen Workflowschritten einstellen.

Um eine automatische E-Mail an den Kunden einzustellen, öffnen Sie mit einem Doppelklick den gewünschten Prozessschritt zur Bearbeitung (Administration / Workflow → Workflow-Schritt).  Gehen Sie zum Karteireiter E-Mail an den Kunden und klicken Sie auf das „+“-Icon:

Tragen Sie Betreff (3) und den E-Mail-Inhalt (4) ein. Den E-Mail-Inhalt (4) können Sie beliebig formatieren. Beachten Sie bitte, dass der gesamte E-Mail-Text inkl. Betreff 16000 Zeichen (HTML) nicht überschreiten sollte.

Um automatisch die gewünschten Auftragsdaten (z.B. Servicefallnummer) einzutragen, können sowohl im Textinhalt als auch im Betreff können Sie Textfelder  verwendet werden. Diese Textfelder werden in der Vorlage in eckigen Klammern dargestellt. Beim Versand der E-Mail werden diese Felder mit den entsprechenden Auftragsdaten befüllt. Die Textfelder sind vorgegeben und sind in der Tabelle über dem E-Mail-Bearbeitungsfenster aufgelistet. Sie können diese Felder aus der Tabelle kopieren oder per Drag&Drop in den E-Mail-Text oder -Betreff einfügen:

Die E-Mail kann bei Bedarf mit einem Zeitversatz versendet werden (2). Um die E-Mail sofort bei der Buchung des Workflowschrittes zu versenden, stellen Sie den Zeitversatz = 0 ein.

Die E-Mail wird automatisch an alle Kunden versendet, die den Kontaktweg „E-Mail“ gewählt haben. Die Einstellung „immer senden“ (1) wird verwendet, um die E-Mail auch an die Kunden zu senden, die Ihre E-Mail-Adresse angegeben haben, aber einen anderen Kontaktweg gewählt haben. Dies kann z.B. der Fall sein, wenn der Kunde die Benachrichtigungen per SMS erhalten möchte und aber bei einem Kostenvoranschlag eine E-Mail notwendig ist.

Speichern Sie die E-Mail-Vorlage (5).

Wenn Sie möchten, können Sie der E-Mail einen Anhang hinzufügen. Hierfür klicken Sie auf „Anlage“:

Wählen Sie aus der Liste der Dokumentenvorlagen das gewünschte Dokument.

Bitte beachten Sie, dass das Dokument nur dann als Anhang versendet werden kann, wenn es in diesem oder einem früheren Workflowschritt erstellt wurde.

Tipp: E-Mails können bei Bedarf in mehreren Sprachen konfiguriert werden:

Es werden hier alle Sprachen angezeigt, die Sie in Ihren Unternehmenseinstellungen gespeichert haben. Für den E-Mail-Versand wird automatisch die Vorlage in der Sprache des Empfängers gewählt.

Tipp: Ähnlich wie E-Mails können auch SMS an den Kunden konfiguriert und versendet werden.

Hinweis: Sie können Ihren eigenen E-Mail-Server, individuelle Fußzeile und weiter Einstellungen für den E-Mail-Versand verwenden.

Jeder Servicefall beginnt mit der Auftragserfassung direkt in der Software. Um einen neuen Auftrag zu erfassen klicken Sie auf "Neuer Servicefall" in der Menüleiste. Nun wird ein Wizard zur Auftragserfassung eingeblendet. Im Wizard geben Sie die gewünschten Produkt- und Kundendaten ein und wählen Sie ggf. den gewünschten Prozessablauf.

Für eine komfortable Auftragsabwicklung empfehlen wir die Auftragserfassung genau für Ihre Anforderungen anzupassen. Es ist auch möglich spezielle Auftragserfassungsmasken für unterschiedliche Produkttypen festzulegen.

MÖGLICHE ABFRAGEN IN DER AUFTRAGSERFASSUNG

Die Maske "Neuer Servicefall" kann individuell für jedes Unternehmen angepasst werden. Die Auftragserfassung kann beispielsweise folgende Abfragen beinhalten:

• Hersteller und Gerätetyp
• Produkt, Seriennummer
• Kundendaten
• Auftragstyp (Garantie, kostenpflichtige Reparatur, Kulanzantrag…) und ggf. die Vorgaben zur Erstellung des Kostenvoranschlags (Kostenlimit)
• Angaben zum Fehler und zum Gerätezustand
• Gewünschte Leistungen (z.B. Reparaturpauschalen)
• Mitgegebenes Zubehör
• Daten des Ersatzgerätes beim gleichzeitigen Geräteverleih
• Versicherungsdaten
• Bei Garantiefällen: Kaufdatum eintragen, Kaufbeleg hochladen
• Bei DOA-Anträgen: „Dead on arrival“-Kriterien prüfen
• Servicetyp und andere Besonderheiten beim Prozessablauf.

Als Administrator können Sie zentral folgende Punkte festlegen:

• Welche von diesen Abfragen angezeigt werden.
• Welche Angaben optional sind bzw. Pflichtangaben definieren.
• Bestimmte Daten als Listen (Dropdownliste oder Checkboxliste, optional erweiterbar) dem Benutzer zur Verfügung stellen. Beispiel: Der Gerätezustand kann als „neu“, „leichte Gebrauchsspuren“ oder „starke Gebrauchsspuren“ gespeichert werden.

DEFAULT-WIZARD

Die Auftragserfassung kann allgemein für alle Aufträge unter Administration / Wizard-Einstellungen angepasst werden. Hier können Sie bestimmte Bereiche ausblenden und die Reihenfolge der Abfrage anpassen. Diese Einstellung gilt als Default-Wizard für alle Produktgruppen (Hersteller-Businessunit).

ABWEICHENDE AUFTRAGSERFASSUNG FÜR AUSGEWÄHLTE PRODUKTGRUPPEN

Optional können für einzelne Produktgruppen (Administration/Einstellungen –> Bearbeiten) abweichende Vorgaben zur Auftragserfassung festgelegt werden, z.B.:

• Den Wizard abweichend definieren. Im Punkt „Servicefallschritte im Wizard“ können Sie festlegen welche Abfragen und in welcher Reihenfolge eingeblendet werden.
• Einzelne Punkte der Auftragserfassung abweichend definieren, z.B.: Zubehör, Garantiedauer, Fehlercodes, Servicetypen, Seriennummerprüfung, Workflow. Änderungen in diesen Bereichen haben keine Auswirkung auf die Reihenfolge der Felder in der Auftragserfassung, sondern nur auf die Inhalte (Dropdownlisten, Checkboxlisten usw., automatische Einträge).

Unter Administration / Unternehmen / Allgemein / Layout können Sie das Farbschema ändern, Ihr Logo in der Kopf- und Fußzeile platzieren, sowie die Anschrift Ihres Unternehmens einfügen.

Ebenso ist es möglich alle Dokumentenvorlagen an das Corporate Identity Ihres Unternehmens anzupassen. Hierzu gehen Sie auf Administration / Dokument / Aktuelle Einstellungen / Dokumentenvorlagen. Hier im Bereich System-Vorlagen können Sie die entsprechenden Templates runterladen. Bearbeiten Sie die gewählte Datei wie gewünscht. Um die neue Vorlage anzuwenden, fügen Sie zuerst die angepasste Vorlage zu, indem Sie auf das Plus-Zeichen klicken. Konfigurieren Sie die neue Vorlage und laden die angepasste Vorlage hoch.

Sollten Sie sich wünschen, mehrere Pauschalen für einzelne Produkte anzupassen, können Sie diese auch exportieren und zentral in einer Exceltabelle bearbeiten:

1. Gehen Sie zu Administration / Import/Export.
2. Klicken Sie auf Hochladen Produkt=>Pauschale
3. Laden Sie die aktuelle Tabelle herunter indem Sie auf das „Herunterladen“-Icon (1) klicken:

   

   Die exportierte Tabelle beinhaltet alle potenziellen Produkt-Pauschalen-Kombinationen. Wurde einem Produkt eine Pauschale zugewiesen, ist der entsprechende Wert (Nettopreis) in Spalte D zu finden.
4. Öffnen Sie die heruntergeladene Datei. In Spalte Price passen Sie die Pauschalpreise für die jeweilige Pauschale (Bezeichnung in Spalte B) und das Produkt (Spalte A). Wichtig: Verändern Sie nur die Werte in der Spalte Price (D) Sollten Sie für ein Produkt keine angepasste Pauschale wünschen, lassen Sie die entsprechenden Zellen in Spalte D (Price) leer bzw. löschen Sie den bisherigen Wert in dieser Zelle. Hinweis: Für eine bequemere Bearbeitung können Sie die Werte in der Tabelle sortieren. Es ist auch möglich statt eine ganze Tabelle nur bestimmte Produkt-Pauschalen zu importieren (z.B. nur Pauschalen für das Gerät A oder nur Displaytausch-Pauschalen für verschiedene Produkte) – hierfür sortieren Sie entsprechend Werte in der Tabelle und löschen einfach alle überflüssigen Reihen.
5. Speichern Sie die angepasste Tabelle im .xls oder .xlsx-Format unter einem beliebigen Namen.
6. Klicken Sie auf (2) um die Datei auszuwählen und laden Sie diese hoch (3):

Für Fixpreis-Reparaturen kann die Funktion Servicepauschalen verwendet werden. Wenn Sie z.B. Smartphones reparieren, wird oft beispielsweise der Displaytausch als eine Festpreisreparatur angeboten.

Auch wenn für verschiedene Modelle verschiedene Preise abgerechnet werden, reicht es, in der Software nur eine Reparaturpauschale „Displaytausch“ anzulegen. Gehen Sie auf Administration/Abrechnung und legen Sie hier eine Pauschale „Displaytausch“ an. Geben Sie den Nettopreis an, der für die meisten Gerätetypen oder meisten Marken zutreffend ist. (z.B. „Displaytausch“ - Nettopreis 75 €)

Wenn Sie für eine bestimmte Marke diese Reparatur grundsätzlich zu einem anderen Preis abrechnen, können Sie diese Pauschale für den kompletten Hersteller–Businessunit anpassen. Hierzu öffnen Sie in Administration/Einstellungen die gewünschte Hersteller–Businessunit–Kombination. Im Punkt Angepasste Pauschalen können Sie die Preise für die gewünschten Pauschalen abweichend konfigurieren. Z.B. Displaytausch für Smartphones der Marke X kostet 100 €:

Ebenso können Sie abweichende Reparaturpreise für einzelne Produkte definieren. Dies stellen Sie im Punkt Administration/Produkte ein. Öffnen Sie das gewünschte Produkt und geben Sie im Punkt Angepasste Pauschalen den abweichenden Pauschalpreis ein (z.B. für ein bestimmtes Gerät der Marke X kostet der Displaytausch 150 €), markieren Sie, dass diese Pauschale verwendet wird und speichern Sie diese Einstellung:

Wenn Sie eine Reparatur buchen, wird somit immer der entsprechende Pauschalpreis für die Reparatur „Displaytausch“ automatisch ausgewählt. Der angepasste Pauschalpreis pro Produkt hat immer Vorrang. Ist für das aktuelle Produkt kein angepasster Pauschalpreis vorhanden, gilt die für die entsprechende Hersteller–Businessunit–Kombination vorgenommene Einstellung. Ist diese nicht vorhanden, gilt der allgemeine Preis.

Hinweis: Es ist folglich nicht nötig immer neue Reparaturpauschalen pro Produkt (z.B. „Displaytausch Marke Z Gerätetyp A“) anzulegen. Diese Vorgehensweise hat den Vorteil, dass bei der Bearbeitung einer Reparatur die angezeigte Pauschalenliste kürzer und dadurch übersichtlicher ist. Außerdem ist es in einer so konfigurierten Software nicht möglich aus Versehen eine Pauschale, die für ein anderes Gerät oder eine andere Marke gilt, zu buchen. Die Software ordnet  der gewählten Reparatur automatisch den passenden Fixpreis zu.

Hinweis: Zusätzlich zu der hier dargestellten manuellen Bearbeitung der produktbezogenen Pauschalen können Sie diese bequem zentral über Import/Export verwalten. 

Um eine Pauschale anzulegen gehen Sie auf Administration / Abrechnung. Klicken Sie im Punkt Servicepauschalen auf das PLUS-Icon um eine neue Pauschale anzulegen:

Um eine oder mehrere Pauschalen in einem Workflowschritt manuell auswählen zu können, muss in diesem Schritt die Status-Rolle Reparaturpauschalen aktiv sein. Dies können Sie direkt in den Workflowschritteinstellungen konfigurieren. Mit dieser Einstellung können Sie flexibel beliebige Pauschalen bei jedem Servicefall auswählen.

Wenn eine Servicepauschale im Servicefall automatisch gebucht werden sollte, muss diese dem entsprechenden Workflowschritt zugeordnet sein. Beispiel: Wenn ein Kostenvoranschlag erstellt wird, soll eine Gebühr für die Kostenschätzung automatisch berechnet werden. Hierfür gehen Sie auf Administration / Business / Setup / Workflow. Öffnen Sie den gewünschten Workflow und wählen Sie den Punkt Servicepauschalen (€):

Es öffnet sich eine Pauschalenmatrix:

Legen Sie hier fest, bei welchen Schritten welche Pauschalen gebucht werden sollten (1). Sie können einem Schritt auch mehrere Pauschalen zuordnen.

Im unteren Bereich der Tabelle (2) sollten Sie für jeden Schritt, in dem eine Pauschale gebucht werden kann, definieren, ob diese immer kostenpflichtig ist, durch Garantie abgedeckt ist oder ob die Abrechnungsart des Servicefalls übernommen werden sollte.

Wichtig: Außerdem soll für jeden Schritt festgelegt werden, ob mit der zugeordneten Pauschale alle weiteren Pauschalkosten abgedeckt sind („exklusiv“ – z.B. „All-inclusive-Service“ mit einem Fixpreis) oder ob die Pauschale zusätzlich zu weiteren Pauschalbeträgen gebucht werden sollte (Option „zusätzlich“ – z.B. eine Abholservicepauschale, die zusätzlich zu den Reparaturkosten anfallen kann). Dies erfolgt im oberen Bereich der Tabelle (3).

Tipp: Sie können bei Bedarf Pauschalpreise für gewünschte Leistungen auch zusätzlich zu variablen Kosten oder anderen Fixpreis-Reparaturen berechnen. Alle Pauschalen und Kosten können Sie auch in den automatisch generierten Belegen, Rechnungen oder Kostenvoranschlägen erfassen lassen.

Ein Kostenvoranschlag (KVA) wurde erstellt, aber noch nicht akzeptiert oder abgelehnt.

Das Repairline-System sperrt die Editiermöglichkeit, solange keine Kostenvoranschlag-Entscheidung getroffen ist.

Service Fall Ausschnitt: KVA erstellt

Administration - Workflow – Workflow-Schritt: KVA erstellt - Aktionen

Administration - Workflow – Workflow-Schritt „KVA abgelehnt“ - Aktionen

Service Fall Ausschnitt: Workflow-Schritt „KVA abgelehnt“

Beispiel: KVA wurde erstellt und Email mit KVA Entscheidung „akzeptieren“ oder „ablehnen“ versendet.

Solange der Kunde keine Entscheidung getroffen hat, ist es nicht möglich Änderungen am KVA vorzunehmen.

Sobald der Kunde entschieden hat, ist das Editieren der Servicepauschalen und Bauteile wieder möglich.

Achtung! Sollten Sie den Kostenvoranschlag ändern, ist eine erneute Kundenbefragung nötigt.

Die Kundenzustimmung,-ablehnung ist nur für den vorherigen KVA gültig!

Service Fall Ausschnitt: Workflow-Schritt „KVA abgelehnt“

Die im Servicefall entstandene Kosten setzen sich aus Bauteilekosten, Servicepauschalen und Lohnkosten zusammen. Die Lohnkosten werden aus Arbeitseinheiten und Tarifgruppe berechnet.

Servicepauschalen und Tarifgruppen  werden unter Administration - Abrechnung hinterlegt.

Bauteile werden unter Administration - Bauteile oder im Servicefall ad hoc eingerichtet.

Der Benutzer muss der entsprechenden Gehaltsgruppe (Tarifgruppe) zugewiesen sein.

Administration > Benutzer

Auf der Übersichtsseite können Sie alle Servicefälle, Termine und Tickets finden. Sie können in der Repair-Management-Software beliebig viele Reparaturaufträge anlegen und verwalten. Für eine bequeme Arbeit auch bei einer hohen Anzahl an laufenden Servicefällen empfiehlt es sich diese Ansicht anzupassen, z.B. nur eigene Aufträge oder nur Reparaturen der Geräte eines bestimmten Herstellers anzeigen zu lassen. Klicken Sie auf die Infografik um weitere Funktionen und Tipps zu den Einstellungen der Startseite zu sehen:

Bitte beachten Sie, dass optional individuelle Anpassung (z.B. abweichende Filter) möglich sind. Unser Support unterstützt Sie gerne bei weiteren Fragen.

Auf der Übersichtsseite wird u. A. eine Tabelle mit allen relevanten Servicefällen angezeigt. Ebenso finden Sie hier eine Tabelle mit aktuellen Tickets. Die Servicefälle bzw. die Tickets werden gemäß der aktuell eingestellten Filterauswahl aufgelistet.

In Administration / Spaltenauswahl / Servicefälle bzw. Administration / Spaltenauswahl / Tickets  können Sie die Spaltenreihenfolge in der Übersicht für alle Benutzer anpassen (1):

Diese Einstellung gilt unternehmensweit.

Außerdem kann festgelegt werden, welche Spalten angezeigt oder ausgeblendet werden sollen (2). Diese Einstellung gilt als eine Default-Einstellung für alle Benutzer.

Zusätzlich kann jeder Benutzer in seiner Übersichtsansicht Spalten ein- oder ausblenden (3):

Somit können Sie die Übersicht passend für die Aufgaben des jeweiligen Benutzers genau einstellen.

Tipp:

1. Um die Tabelle auf- oder absteigend zu sortieren klicken Sie auf die passende Überschrift im Tabellenkopf.
2. Möchten Sie statt z.B. "Servicefall-Nr." den Begriff "Auftrags-Nr." oder "RMA-Nr." benutzen? Die Spaltenbezeichnungen und die wichtigsten Begriffe können Sie mit dem Übersetzungsmodus (Administration / Übersetzungsmodus) schnell und komfortabel anpassen.

Wenn Sie schon Servicefälle, Tickets bzw. Kundentermine angelegt haben und diese jetzt in der Maske „Übersicht“ nicht zu sehen sind, laden Sie diese Seite neu indem Sie auf "Anwenden" klicken:

Prüfen Sie ggf. auch, ob die Filtereinstellungen in der rechten Spalte korrekt sind. Ggf. korrigieren Sie diese und klicken Sie erneut auf den Pfeil um die Ansicht zu aktualisieren.

In der Maske Übersicht können Sie Servicefälle nach den wichtigsten Kriterien filtern. Wählen Sie die gewünschten Kriterien aus und aktualisieren Sie die Ansicht:

Anschließend wählen Sie Exportieren nach Excel.

Die Datei wird heruntergeladen.

Sollten Sie eine fortgeschrittene Exportfunktion benötigen, benutzen Sie die Funktion Suche. Hier besteht auch die Möglichkeit, sowohl Suchkriterien, als auch Excel-Spalten-Auswahl in benutzerdefinierten Filtern zu speichern. Mehr Info zu diesem Thema finden Sie in der Antwort auf die Frage "Wie kann ich individuelle Reports zu meinen Servicefällen erstellen?".

Um einen Workflow zu definieren sollte folgendermaßen vorgegangen werden:

1. Servicetyp festlegen (optional)

Der Servicetyp bestimmt, welche Reparaturserviceleistungen dem Kunden angeboten werden.

Dies könnte z.B. ein „Werkstatt Service“ für Reparaturen in der Werkstatt oder ein „Vor Ort Service“ für direkte Reparaturen vor Ort sein. Es ist auch möglich, den Servicetyp aus einem Pool von Systemvorlagen zu übernehmen.

2. Workflow anlegen

Der Workflow ist der eigentliche Reparaturprozess. Dieser wird genauso oder ähnlich bei einer Reparatur ausgeführt. Ein Workflow ist in verschiedene Schritte unterteilt. Workflows können, wie in den folgenden Beispielen, auch Schleifen enthalten. Jeder Workflow muss einen definierten Anfangs- und Endzustand besitzen.

Im oberen Beispielworkflow ist der Status „Wareneingang“ ein Anfangszustand und „Auftrag abgeschlossen“ ein Endzustand. Bei der Reparatur ist eine zusätzliche Schleife möglich.

a. Workflow-Schritt

Der jeweilige Schritt entspricht einem Zustand im Workflow der beim Reparaturprozess erreicht werden kann.

b. Workflow-Schritt anlegen

Durch Anlegen von Workflowschritten wird definiert, wie die einzelnen erstellten Status miteinander verbunden sind. Dabei sollte man mit dem Anfangsstatus beginnen und von diesem einen Workflow aufbauen.

        Icon „+“ löst das Anlegen eines Workflow-Schrittes aus. Danach können Sie den neuen Schritt einfach mit anderen Schritten verbinden. Die Verbindungen werden im Workflow als Pfeile angezeigt.

3. Start- und Endzustände kontrollieren

4. Hersteller-Businessunits kontrollieren

Reparaturprozesse werden in der Administration unter Workflow definiert.

Unter Administration / Workflow können Sie einen oder mehrere Workflows anlegen, die Ihre Prozessabläufe in der Reparaturverwaltung abbilden. In der Software sind bereits zwei Systemvorlagen vorhanden – Sie können diese kopieren und bearbeiten oder einen eigenen Workflow erstellen, um alle Arbeiten individuell nach Ihren Anforderungen abzubilden.

Um einen Workflow zu bearbeiten klicken Sie auf das "Stift"-Icon:

In der Bearbeitungsansicht sehen Sie die Workflowschritte dargestellt als sog. „Treppenstufen“:

Die Reihenfolge und die Verbindungen werden durch die Pfeile bestimmt, die Sie einfach mit der Maus zwischen ausgewählten Schritten ziehen können. Einzelne Schritte können mit der Maus per Drag-and-drop in der Anzeige nach oben oder nach unten verschoben werden. Die Start- und Endpunkte werden unter dem Workflow aufgelistet.

In der Bearbeitungsansicht können Sie direkt auf folgende allgemeine Funktionen zugreifen:

(A) Allgemeine Einstellungen des Workflows editieren (z.B. Workflowname).

(B) Suche – Die Schritte, die die Suchkriterien erfüllen, werden hervorgehoben.

(C) Workflow aufklappen (bei längeren Workflows)

(D) Schnellzugriff auf jede Workflowmatrix für einzelne Funktionen (siehe unten)

(E) Neuen Schritt hinzufügen

Jede Workflowmatrix zeigt Ihnen einen Querschnitt über den Ablauf aus jeweils einer anderen Perspektive:

1. E-Mail Versand: Übersicht der im Workflow konfigurierten E-Mails, wie E-Mail an den Kunden, E-Mail an externe Bearbeiter,  E-Mail an internen Bearbeiter und zugehörigen  Dokumentenanlagen

2. Status-Rollen: Hier können Sie festlegen welche aktiven Aufgaben wann dem Bearbeiter angezeigt werden sollten (z.B. Wareneingangsprüfung, Geräteverleih, Testprozeduren, Servicepauschalen). Zusätzlich kann hier definiert werden, welche Schritte im externen Tracking im Verlauf dem Kunden angezeigt werden.

3. Paketversand

4. Status-Aktionen: Hier legen Sie fest, welcher Schritt automatisch welche Aktion auslöst. So sind z.B. im Workflow „Werkstatt-Reparatur“ sind bereits Aktionen für den Kostenvoranschlag vordefiniert. Andere Aktionen sind z.B. Prioritätsstufe setzen, Leihgeräte automatisch zurückbuchen, Kundenanftrage erstellen.

5. Gruppen-Rollen-Bedingungen bestimmen die Zugriffsrechte und –Einschränkungen der Benutzer auf einzelne Status.

6. Status-Bedingungen: Setzen Sie hier Bedingungen, um den Ablauf zu steuern. Z.B. Den Status „KVA generieren“ nur dann anbieten, wenn die Kosten das erlaubte Kostenlimit überschreiten. Besonders häufig werden Bedingungen wie „Servicefall kostenlos“ (Garantie- oder Kulanzfall) und „Servicefall kostenpflichtig“, sowie die Prioritätsstufen verwendet. Im Workflow „Werkstatt-Reparatur“ sind einige Bedingungen bereits eingestellt.

7. Die Matrix „Servicepauschalen“ dient zur automatischen Buchung von Pauschalkosten (Beispiel: Bei der Ablehnung des Kostenvoranschlags kann eine KVA-Gebühr automatisch hinzugefügt werden).

8. Die Verweildauer wird benutzt um ausgewählte Status automatisch zu buchen. Beispiel: Sollte auf einen Kostenvoranschlag innerhalb von einer Frist keine Antwort gebucht werden, kann das System eine Reminder-E-Mail an den Kunden versenden oder die Rücksendung des Gerätes ohne Reparatur veranlassen.

9. Dokumentenvorlagen: Hier bestimmen Sie, in welchem Schritt ein PDF-Dokument aus einer Vorlage erstellt werden sollte. Es stehen alle Vorlagen zur Auswahl, die Sie unter Administration / Dokumentenvoralgen definiert haben.

10. Status-Begründungen: Hier können Sie festlegen, ob für die Buchung ausgewählter Schritte immer eine Begründung aus einer Drop-down-Liste gewählt werden sollte.

11. Neuen Workflow-Schritt erstellen 

Hinweis: Je nach Konfiguration werden bestimmte Icons nicht benötigt und daher werden sie nicht angezeigt.

Um alle Einstellungen für einen Prozessschritt detailliert zu sehen und zu editieren, öffnen Sie diesen Schritt mit einem Doppelklick. Hier kann ebenso editiert werden, welche Aufgaben in diesem Schritt angezeigt (z.B. Wareneingang) oder automatisch durchgeführt werden sollten (z.B. Lieferschein erstellen, E-Mail versenden).

Führen Sie die gewünschte Suche durch. Wählen Sie rechts oberhalb der Tabelle mit Suchergebnissen „Export nach Excel“:

In der nächsten Maske legen Sie fest, welche Spalten in Excel angezeigt werden sollten. Klicken Sie auf „Anlegen“:

Wählen Sie die gewünschten Spalten aus und benennen Sie den Filter wie gewünscht:

Tipp: Bitte beachten Sie, dass für die Suche nach Datensätzen, die bestimmte Kriterien erfüllen, ein anderer Filter benötigt wird. Lesen Sie dazu die Antwort auf die Frage: "Kann ich immer nach denselben Kriterien suchen?"

Um immer dieselben Kriterien bei der Suche anzuwenden, können Sie benutzerdefinierte Suche-Filter anlegen. Diese Funktion erspart es Ihnen, dieselben Einstellungen immer wieder manuell zu tätigen.

So funktioniert’s:

Wählen Sie erweiterte Suche - Filter  (1)

Stellen Sie das gewünschte Kriterium bzw. die gewünschten Kriterien ein Aktualisieren Sie die Ansicht (3) :

Unter Suchergebnisse sehen Sie alle Einträge, die die genannten Kriterien(2) erfüllen. Um den Filter zu speichern, klicken Sie „Speichern“ (4):

Um einen weiteren Filter anzulegen, passen Sie direkt die Kriterien an. Sie können dann die Ansicht aktualisieren und im nächsten Schritt den neuen Filter unter einem neuen Namen speichern.

Unter „Suche“ können Sie detaillierte Filter einstellen.

1. Eingestellte Filter können dauerhaft gespeichert werden.

2. Suchergebnisse können zusätzlich nach Workflow Status gefiltert werden.

3. Suchergebnisse können mit detaillierten Spalteneinstellungen exportiert werden.

Aktionen

Durch das Setzen von Aktionen werden verschiedene Schritte festgelegt, die beim Erreichen des Status automatisch durchgeführt werden. Wie z.B. das Benachrichtigen bei Kulanzanfragen.

Die verschiedenen Anforderungstypen und Benachrichtigungen werden unter Administration – Unternehmen – Email-Vorlagen konfiguriert.

Bei jedem Workflowschritt können Sie eine automatische Benachrichtigung per SMS an den Kunden versenden, z.B. mit der Information, dass das Gerät zur Abholung bereit ist. Sie können beliebig viele SMS zu jedem Reparaturauftrag versenden.

Öffnen Sie mit einem Doppelklick den gewünschten Prozessschritt zur Bearbeitung (Administration / Workflow → Workflow-Schritt) und gehen Sie zum Karteireiter SMS an den Kunden und klicken Sie auf das „+“-Icon:

Die Nachricht kann bei Bedarf mit einem Zeitversatz versendet werden (1). Sollte der SMS-Versand sofort bei der Buchung des Workflowschrittes stattfinden, stellen Sie den Zeitversatz = 0 ein.

Die Einstellung „immer senden“ (2) wird verwendet, um die SMS auch an die Kunden zu senden, die Ihre Mobilfunknummer angegeben haben, aber einen anderen Kontaktweg angegeben haben.

Tragen Sie einem SMS-Text (3) ein. Im SMS-Text können Sie Textfelder verwenden. Die Textfelder werden in der Vorlage in eckigen Klammern dargestellt. Beim Versand werden diese Felder mit den entsprechenden Auftragsdaten befüllt. Die Textfelder sind vorgegeben und sind in der Tabelle über dem SMS-Bearbeitungsfenster aufgelistet. Sie können diese Felder aus der Tabelle kopieren oder per Drag&Drop in den SMS-Text einfügen:

Tipp: SMS können bei Bedarf in mehreren Sprachen konfiguriert werden.

Es werden hier alle Sprachen angezeigt, die Sie in Ihren Unternehmenseinstellungen gespeichert haben. Für den SMS -Versand wird automatisch die Vorlage in der Sprache des Empfängers gewählt.

Hinweis: Der SMS-Versand ist mit zusätzlichen Kosten (pro SMS) verbunden. Aus diesem Grund ist der SMS-Versand standardmäßig deaktiviert. Wenn Sie SMS-Versand nutzen möchten, kontaktieren Sie bitte unseren Support und wir schalten diese Funktion für Sie sofort frei.

Um Sammelrechnungen automatisch zu generieren benötigen Sie eine Vorlage, die aus der Systemvorlage „Sammelrechnung“ erstellt wurde. Diese finden Sie unter Administration/Dokumentenvorlagen im Reiter „Systemvorlagen“. Laden Sie diese Worddatei herunter und bearbeiten Sie sie wie gewünscht. Sie können nicht benötigte Inhalte löschen und benötigte statische Inhalte hinzufügen (z.B. Logo, Kontaktdaten, Infotexte), sowie das Format beliebig anpassen. Die Sammeltabelle kann um zusätzliche Felder, die unterhalb der Tabelle aufgelistet sind, erweitert werden. Achten Sie bitte bei der Bearbeitung der Datei darauf, dass die automatischen Textfelder nicht beschädigt werden.

Speichern Sie die bearbeitete Vorlage unter einem beliebigen Namen.

Klicken Sie in Administration / Dokumentenvorlagen auf das „+“-Icon um Ihre Vorlage hinzuzufügen.

Wir empfehlen folgende Einstellungen zu wählen:

• Formulartyp: Sammelrechnung
• Druckschlangeanweisung: Ausschließlich in die Druckwarteschlange
• Druckanweisung: Nur Drucken & Buchen
• Adressbeziehung: Rechnung

Hinweis: Im Feld „Max. Positionen“ können Sie bei Bedarf das Positionenlimit für eine Sammelrechnung festlegen.

Über das Feld „Hochladen“ laden Sie Ihre bearbeitete Datei hoch. Klicken Sie anschließend auf „Anlegen“.

Im nächsten Schritt ordnen Sie die Vorlage einem Workflowschritt zu. Sobald Aufträge vorliegen, die diesen Schritt erreicht haben, können Sie eine Sammelrechnung erstellen.

Wichtig: Öffnen Sie das Sammeldokument nicht direkt in der Servicefallansicht, sondern klicken Sie auf Dokumente (1) / Offene Dokumente (2):

In der ersten Zeile werden alle Vorlagen mit Sammeldokumenten angezeigt. Klicken Sie auf die Sammelrechnung.

Es wird eine Liste mit allen für die Sammelrechnung verfügbaren Servicefällen angezeigt. Bei Bedarf kann diese Liste nach verschiedenen Kriterien gefiltert und gruppiert werden. Wählen Sie die gewünschten Reparaturaufträge und klicken Sie auf „Drucken und Nächsten Schritt buchen“ und drucken Sie die Sammelrechnung aus.

In Repairline können Sie die Oberfläche Ihres Reparaturverwaltungssystems genau an Ihre Wünsche anpassen. Es wird dabei zwischen Standardfunktionen zur Layoutanpassung und einer White-Label-Lösung mit individuellem Design unterschieden.

STANDARDFUNKTIONEN ZUR LAYOUTANPASSUNG

Die Standardfunktionen zur Layoutanpassung finden Sie unter Administration / Layout. Hier können Sie:

• die gewünschten Logos und Bilder für die Kopfzeile und für die Fußzeile hochladen,
• das Farbschema festlegen.

Zusätzlich wird bei der Layoutanpassung zwischen den internen und den externen Seiten unterschieden. Interne Seiten werden nur den registrierten Benutzern angezeigt. Externe Seiten sind dagegen Ihre Repairline-Seiten, die angezeigt werden können ohne sich man sich einloggt (z.B. als Endkunde).

Zu den externen Seiten zählen u.A.:

• Trackingansicht (Besucheransicht)
• Online-Kostenvoranschlag
• Online-Kundenbefragung
• Webportal, in dem Ihre Kunden für Sie online einen Reparaturauftrag erstellen können (externe Auftragserfassung).

Unter Administration / Layout können Sie Kontaktdaten und andere Informationen für die Fußzeile festlegen. Sie können unterschiedliche Fußzeilen für die internen und für die externen Seiten definieren. Das ermöglicht Ihnen, z.B. dem Endkunden (auf der externen Seite) eine zentrale Hotlinenummer und den Mitarbeitern (auf der internen Seite) dagegen eine interne Durchwahl anzuzeigen.

Das Layout der externen Seiten kann individuell an Ihre Corporate Identity angepasst werden. Hierfür öffnen Sie den Punkt Administration / Layout / CSS externe Seiten. Hier können Sie direkt die gewünschten Änderungen in den CSS eingeben.

WEITERE OPTIONEN ZUR INDIVIDUELLEN SOFTWAREGESTALTUNG

Repairline kann optional auch als eine White-Label-Software genutzt werden. Im Rahmen eines individuellen Projektes können Ihre Anforderungen an Oberflächendesign und URL umgesetzt werden. Wenn Sie diese Option in Anspruch nehmen möchten, wenden Sie sich bitte an unseren Support.

Tipp: Unabhängig vom Design können Sie die Ansicht für einzelne Benutzer anpassen und festlegen, welche Bereiche für Sie ein- bzw. ausgeblendet sein sollten. 

Als Antworten bei dem Kostenvoranschlag werden dem Kunden alle direkten Folgestatus angezeigt, die als „für externe Buchung sichtbar“ (im Reiter Status-Rollen) markiert sind.

Somit können Sie auch bestimmte Schritte für die Buchung durch den Endkunden sperren, aber trotzdem für die interne Buchung (für registrierte Benutzer) erlauben.

Beispiel: Der Kunde soll auf eine  Kostenschätzung folgende Antworten geben können:

(A) Kostenvoranschlag akzeptiert

(B) Kostenvoranschlag abgelehnt – Verschrottung

(C) Kostenvoranschlag abgelehnt – Ware zurück

Der Mitarbeiter soll zusätzlich die Möglichkeit haben durch Sonderkonditionen einen Rabatt zu erteilen. Folglich soll er folgende Antworten zur Auswahl haben:

(A) Kostenvoranschlag akzeptiert

(B) Kostenvoranschlag abgelehnt – Verschrottung

(C) Kostenvoranschlag abgelehnt – Ware zurück

(D) KVA akzeptiert / Sonderkonditionen

Damit dies möglich ist, sollten die Schritte A, B und C als „für externe Buchung sichtbar“ freigeschaltet sein. Bei dem Schritt D soll dieser Punkt deaktiviert bleiben.

Als erstes müssen die Einstellungen für Lehigeräte in der Administration unter Hersteller-Businessunits  vorgenommen werden.

Damit ist die Leihgeräte-Vewaltung für diese Produktgruppe ( Hersteller-Businessunit) freigeschaltet.

Nun könne die Leihgeräte für die freigegeben Hersteller-Businessunits erstellt werden. Unter Menü Punkt Leihgeräte werden die Produkte zum Verleih erstellt.

Achtung!

Entsprechende "Leihgeräte-Rechte" müssen unter Administration > Gruppen  ausgewählt sein!

Wenn Sie das Gerät mit dem Paketversand verschicken möchten, können Sie dies bequem in der Repairline veranlassen.

Nach der Eingabe der erforderlichen Daten wird ein Label für den entsprechenden Frachtführer wie z.B. DHL oder UPS, generiert.

Es besteht auch die Möglichkeit direkt in der Software die Abholung z.B. bei DHL oder DHL-Express zu bestellen.

Die Funktion kann im ganzen Reparatur-Service verwendet werden, sowohl für die Einsendung der defekten Geräte durch den Kunden als auch für den Rückversand nach der abgeschlossenen Reparatur.

Sie können in Ihrem Prozessablauf einstellen, wann der Paket-Versand benutzt werden sollte.

Repairline beinhaltet Paketdienst-Schnittstellen zu Anbieter "Shipcloud" mit Anbindung zu UPS, DHL, DPD etc.

Setzen Sie sich mit dem unserem Support in Verbindung, um weitere Informationen zu dieser Funktion zu erhalten.

Ein Shipcloud-Konto ist für die Paketversand-Konfiguration notwendig.

Übersicht der Shipcloud-Leistungen sind unter dem folgenden Link zu finden: https://www.shipcloud.io/de/integrationen/carriers

Shipcloud-Pakete und Preise: https://www.shipcloud.io/de/preise

Repairline Konfiguration

Administration > Frachtführer

Bitte den Shipcloud API-Schlüssel eintragen! API-Schlüssel ist unter den Einstellungen im Shipcloud-Konto hinterlegt.

Shipcloud-Konto:

API-Schlüssel =  Schlüssel (Kosten) , Sandbox API-Schlüssel = Test-Schlüssel (keine Kosten)

Für Test-Versand-Etikett  bitte den Sandbox API-Schlüssel verwenden

Repairline Administration:

• Administration > Frachtführer - - API-Schlüssel unter Passwort eintragen!

• Administration > Workflow > [Workflow] > [Workflow-Schritt] --  Sektion “Paketversand” im gewünschten Workflow-Schritt aktivieren!

Nun steht die Paketversand-Sektion im entsprechenden Workflow-Schritt zur Verfügung.

Icon (+) klicken, um ein  Versand-Etikett zu erzeugen.

Pflichtangaben * ausfüllen und "Anlegen" klicken!

Etikett ist erstellt und befindet sich hinter dem Link.

Muster Versand-Etikett:

Tracking Link, Versand-Nr.  und Label Url in einer Email im HTML-Format einbinden.

Tags: [LabelUrl], [ShippingNumber], [TrackingUrl]

Ergebnis in der Email-Vorlage:

Anlage der Stammdaten der Versicherung

• Kundenverwaltung: Kontaktdaten u. Adresse der Versicherung erstellen
• Administration > Abrechnung > Anlegen: Versicherung

Anschließend ist die Anlage der Kunden-Versicherungsdaten im neuen Auftrag möglich.

Unter Administration > Wizard-Einstellungen ist die Sektion „Endkunden-Wizard Link“ und „AGB“ zu finden.

Endkunden-Wizard Link:

Hier kann die Link-Adresse im Kontextmenü eingesehen oder kopiert werden.

AGB:

Hier kann der Link zu AGB Seite oder ein eigener AGB-Text eingetragen werden.

TIPP!

Weitere Einstellungen:

Produktgruppen (Hersteller-Businessunits) für die Bearbeitung im Endkunden-Wizard (Repair@Home) freigeben oder deaktivieren.

Administration > Einstellungen

Inder Sektion „Hersteller-Businessunits“ die entsprechende Produktgruppe zum Editieren auswählen und Einstellungen für vornehmen.

Aktuelle Einstellungen (optional)

Bei Benutzung mehrerer Workflows oder multipler Workflow Anfangsschritte, muss der Workflow und der Einstiegsschritt eingestellt sein.

Definiert wird das unter   Administration > Sektion Business:  Einstellungen > Hersteller-Businessunits > Zugeordnete Workflows

Um die Tickets auch in der Servicefall-Ansicht anzeigen zu lassen, können Sie entsprechende Konfiguration des jeweiligen Workflows vornehmen.

Hierzu wählen Sie Administration/Business/Setup/Workflow wählen Sie Status-Rollen bearbeiten:

Markieren Sie in welchen Schritten in der Bearbeitungsansicht Sie Tickets sehen möchten:

Anschließend klicken Sie auf Speichern.

Das Modul Lager wird optional auf Anfrage freigeschaltet. Kontaktieren Sie bitte unseren Support, wenn Sie das Modul Lager nutzen möchten.

Um das Lager zu konfigurieren weisen Sie mindestens einem Benutzer die Rechte zur Lagerverwaltung zu. Hierzu öffnen Sie den Reiter Administration / Unternehmen / Allgemein / Gruppen. Geben Sie einer bestehenden oder einer neuen Benutzergruppe die Rechte aus dem Bereich Lagerverwaltung (Lager-Struktur, Lager-Statistik und Lagerbuchungen) und ggf. Einkauf zu.

Weitere Einstellung können nur Benutzer mit diesen Berechtigungen zur Lagerverwaltung vornehmen:

Unter Lager / Aktuelle Einstellungen / Lagerplatz legen Sie mindestens ein Lager an.

Als letzter Punkt muss festgelegt werden, welche Lagerplätze welchen Hersteller – Business Unit – Kombinationen zugeordnet werden. Wählen Sie unter Administration / Business / Setup / Einstellungen die gewünschten Hersteller – Business Unit – Kombinationen, öffnen Sie diese zur Bearbeitung und unter dem Punkt Zugeordnete Lagerplätze weisen Sie einen Lagerplatz zu.

Benutze Lager

Ja / nein - Soll das Lager für die Ersatzteileverwaltung benutzt werden?

Auslösen Bedarfsmeldungen durch Prozess:

Nein -  Bedarfsmeldungen werden sofort bei Teileentnahme erzeugt

Ja -  Ersatzteile werden für die Reparatur erstmal reserviert z.B. für den Kostenvoranschlag (KVA) und die Bedarfsmeldungen werden im Workflow automatisch ausgelöst z.B. wenn die Reparatur abgeschlossen ist.

Die Aktion „Auslösen Bedarfsmeldungen durch Prozess“ muss für den entsprechenden Workflow-Schritt aktiviert sein

Die Aktion "Auflösen Bedarfsmeldungen"  bewirkt die Auflösung der Bauteile-Reservierungen  im Servicefall.

Folgenden Status sind mit dieser Aktion belegt:

• KVA abgelehnt -- Ware zurück
• KVA abgelehnt -- Verschrottung

Benutze Wareneingang/ -ausgang

Nein – Ersatzteile werden sofort zum Lagerbestand gebucht.

Ja – Definierte Lagerplatze werden als Wareneingangslager benutzt, Lagerbestand wird später, nach Verlassen des Wareneingangs, berichtigt.

Benutze Konsignationslager

Ja / nein – Warenlager beim Reparatur-Dienstleister. Kennzeichnung des Lager

Benutze Zolllager

Ja / nein - Warenlager für zollpflichtige Teile. Kennzeichnung des Lager

Dies erfolgt über Lager – Wareneingang – Verteilung. Dabei kann für jedes Bauteil ein Lagerplatz gewählt werden.

Am schnellsten ist das über die Schnellerfassung im Menüpunkt Lager möglich.

In der Schnellerfassung kann die jeweilige Bauteilbestellung ausgewählt und auf Vollständigkeit geprüft werden. Optional kann dem Bauteil an dieser Stelle ein Lagerplatz zugewiesen werden.

Lieferanten können unter Einkauf – Lieferanten angelegt werden.

Die Lagerverwaltung ist in 3 Bereiche eingeteilt:

1. Lager

Entspricht einem Lager. (z.B. Lager Regensburg-Ost)

2. Lagerort

Entspricht einem spezifischen Lagerbereich im Lager. (z.B. Bereich Displays)

3. Lagerplatz

Entspricht einem Platz in einem Lagerort. (z.B. D001)

Bedarfsmeldungen werden beim Bearbeiten eines Servicefalls generiert, z.B. wenn ein Display, dass nicht im Lager vorhanden ist, verbaut wird.

Einkauf - Offene Bedarfsmeldungen

Bedarfsmeldungen können auch Servicefall unabhängig unter Mein Konto - Eigene Bedarfsmeldungen erstellt werden.

Über Einkauf – Geplante Bestellungen kann man neue Bestellungen erstellen.

Danach muss ein Lieferant ausgewählt werden, bei dem bestellt werden soll. Die erzeugte Bestellung kann unter Einkauf – Bauteilbestellbuch angesehen werden.

Servicecodes dienen der strukturierten Erfassung und Dokumentation von Fehlersymptomen, -Zuständen und durchgeführten Reparaturen.

Servicecodes können unter Administration – Service – Servicecode frei definiert oder aus der Systemvorlage gewählt werden.

Ja, der IRIS-Code ist unter Systemvorlagen beim Anlegen eines neuen Servicecodes verfügbar.